Qui peut porter plainte?
Les personnes, les groupes, les collectivités ou toute partie touchée par les politiques et les initiatives d’EDC ayant trait au domaine de la responsabilité sociale des entreprises sont habilités à porter plainte. Lorsque la plainte est déposée pour le compte d’une autre partie, l’identité de cette partie doit être connue et il doit y avoir preuve du droit de représentation. Les plaintes anonymes ne seront pas acceptées. Toutefois, il est possible de soumettre de la documentation à titre confidentiel en vue d’appuyer une plainte. Cette documentation ne peut être révélée sans le consentement de la partie qui l’a fournie.
Que doit inclure une plainte?
La plainte doit être soumise sous la forme d’un document écrit ou par voie électronique au moyen du Formulaire de demande d’examen. Il n’y a pas de format prescrit. Cependant, les renseignements suivants aideront à accélérer le processus :
- le nom, l’adresse et tout autre renseignement utile tel que le numéro de téléphone et de télécopieur, le numéro de téléphone cellulaire et l’adresse électronique;
- si vous représentez la partie plaignante, veuillez indiquer vos coordonnées ainsi que celles du groupe ou de la personne que vous représentez;
- veuillez expliquer le contexte de votre plainte et indiquer le nom des personnes qui ont pu vous aider à la présenter ou à résoudre le litige. énoncez clairement votre opinion sur l’impact social, commercial ou environnemental du problème que vous soulevez;
- énoncez vos attentes quant aux résultats ou à l’issue d’une enquête (de cette façon, nous comprendrons clairement ce à quoi vous vous attendez du processus);
- décrivez les mesures prises jusqu’à présent pour résoudre le litige, y compris tout contact antérieur avec EDC.
Accusé de réception
Vous recevrez un accusé de réception de votre plainte, généralement dans un délai de cinq jours ouvrables.
Évaluation d’une plainte
Il appartient à l’agent chargé de la conformité de déterminer si une plainte est recevable dans le cadre de son mandat. Les plaintes reçues sont consignées dans une base de données, où elles sont identifiées au moyen d’un numéro. De cette façon, elles peuvent être traitées en temps opportun. La partie plaignante est avisée immédiatement lorsque sa plainte est reçue et on lui indique la durée approximative de la procédure d’examen.
Lorsque la plainte est rejetée, la partie plaignante reçoit une lettre en énonçant les motifs de rejet.
Évaluation préliminaire
La plainte fait d’abord l’objet d’une évaluation préliminaire en vue de déterminer la meilleure façon de la traiter. À la suite de cette évaluation, on statue sur sa recevabilité, et dans l’affirmative, un plan d’action est proposé.
Règlement d’une plainte
Selon la nature de la plainte et les conclusions de l’agent chargé de la conformité, une des trois options suivantes sera proposée pour régler le litige :
- incitation au dialogue
- règlement du litige ou
- vérification de conformité
Conclusion
L’agent chargé de la conformité peut à tout moment mettre fin au processus de résolution d’une plainte si elle juge que le litige a été réglé de manière satisfaisante. Quand il est improductif ou inutile de poursuivre des démarches en vue de le régler, la partie plaignante est avisée de cette décision par écrit.
Dans ce cas, l’agent chargé de la conformité dispose des deux options suivantes :
- aviser le Conseil d’administration que les mesures entreprises n’ont pas réussi à régler le litige et qu’il n’y a rien d’autre à faire;
- formuler au Conseil d’administration des recommandations quant aux actions pouvant être prises ultérieurement en vue de régler le litige.
Surveillance et suivi
Comme partie intégrante des mesures de règlement, l’agent chargé de la conformité peut décider d’effectuer une surveillance et un suivi après le règlement et peut demander l’appui d’EDC à cet égard.
Confidentialité et divulgation
Dans le cadre de ce rôle, la confidentialité des renseignements prime sur le litige lui-même ainsi que sur son dénouement. L’idée est qu’une attitude ouverte et flexible est plus plausible si le processus de résolution est conduit avec un niveau de confidentialité raisonnable.
Par conséquent, toute communication avec les parties engagées dans un litige en cours de règlement sera considérée comme privilégiée. Une contrainte similaire s’applique lorsque des renseignements commerciaux de nature confidentielle sont reçus durant l’enquête.