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Info Source

TABLE DES MATIÈRES
Présentation d'Info Source
Contexte
Responsabilités
Fonctions, programmes et activités de l'institution 
   Personne morale
   Opérations
   Services internes
Services internes
Catégories de renseignements personnels
Manuels
Renseignements supplémentaires
   Comment demander de l'information  
   Comment présenter une demande non officielle hors du processus en matière d'AIPRP
Salle de lecture

 

PRÉSENTATION D'INFO SOURCE

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'outil donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l'avant-propos « À propos du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels » et une liste des institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels désignent les responsabilités générales du président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) pour ce qui est de l'administration pangouvernementale des lois.

INFORMATION GÉNÉRALE

CONTEXTE

EDC est l'organisme de crédit à l'exportation du Canada. Exportation et développement Canada (« EDC »), créée le 1er octobre 1969 (sous le nom de Société pour l'expansion des exportations) en vertu de la Loi sur le développement des exportations (la « LDE »), a comme mandat de soutenir et de développer le commerce extérieur du Canada en aidant les entreprises canadiennes à profiter des débouchés offerts sur le marché international. Nous sommes une société d'État financièrement autonome indépendante du gouvernement du Canada. Nous offrons des solutions d'assurance et de financement, des produits de cautionnement de même que des solutions pour petites entreprises aux exportateurs et investisseurs canadiens et à leurs acheteurs étrangers. Nous appuyons aussi l'investissement direct canadien à l'étranger et les investissements au Canada. Fait à noter, nos activités sont en grande partie réalisées en partenariat avec d'autres institutions financières et en collaboration avec le gouvernement du Canada.

EDC est régie par un Conseil d'administration formé essentiellement de représentants du secteur privé. C'est au Conseil qu'incombe la responsabilité ultime de superviser la direction et la gestion d'EDC ainsi que de voir à sa direction stratégique comme elle est établie dans le Plan d'entreprise. Les membres du Conseil sont nommés par le gouvernement du Canada. Le Conseil doit rendre des comptes au Parlement par l'intermédiaire du ministre du Commerce international et est assujetti à des vérifications menées par le vérificateur général.

RESPONSABILITÉS

Notre mandat est précisé dans la LDE. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, EDC est tenue de présenter chaque année un Plan d'entreprise qui énonce les indicateurs de performance et les objectifs de la Société, un Rapport annuel qui fait état de la performance d'EDC par rapport aux objectifs, ainsi qu'un budget de fonctionnement. EDC respecte les lignes directrices et la réglementation régissant la gestion et la gouvernance des sociétés d'État établies par le secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada.

EDC appuie le Plan d'action sur les marchés mondiaux (PAMM) du gouvernement du Canada, qui établit une cible concrète pour accroître d'ici 2018 le pourcentage que représentent les activités des PME canadiennes sur les marchés émergents à 50 %. EDC a aussi continué de renforcer sa relation avec son actionnaire afin de garantir que les exportateurs canadiens, particulièrement les PME, bénéficient des services nécessaires pour croître à l'international. EDC est assujettie à un examen législatif du gouvernement du Canada à tous les dix ans afin de confirmer que son mandat et la LDE répondent aux besoins en évolution des exportateurs et investisseurs canadiens. Le dernier examen législatif s'est terminé en 2009.

EDC est financièrement autonome et fonctionne selon des principes commerciaux. Ses stratégies de gestion de la trésorerie et des risques lui permettent d'appuyer les exportateurs canadiens sans dépendre de l'argent des contribuables. EDC génère des fonds en percevant des commissions sur ses services et des intérêts sur des prêts, et en émettant des titres d'emprunt sur les marchés financiers.

FONCTIONS, PROGRAMMES ET ACTIVITÉS DE L'INSTITUTION

PERSONNE MORALE

Dans le cadre de ses fonctions propres à une entité personnalisée, EDC exerce ses activités à titre de personne morale, notamment en ce qui a trait à la structure de gouvernance et au cadre juridique d'EDC.

GOUVERNANCE

La gouvernance englobe des activités menées aux fins suivantes : la mise en place et le maintien des structures de gouvernance de la Société; la planification stratégique et opérationnelle liée à l'affectation des ressources et à l'exécution des programmes; la planification de la continuité des activités visant le maintien des activités essentielles de la Société par suite d'une catastrophe; la présentation de rapports sur la performance et la conformité; des procès-verbaux des réunions de comités, des groupes de travail et du Conseil d'administration de la Société; et les audits et les litiges. Consciente de son devoir de rendre des comptes à ses parties intéressées, EDC observe rigoureusement les lignes directrices et les règlements fédéraux établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor ayant trait à la gestion et à la gouvernance qui s'appliquent aux sociétés d'État.

Gestion des plaintes et de la divulgation - Documents
Description :
Comprend des documents concernant le traitement des plaintes internes et externes liées au respect du cadre juridique et aux audits. La gestion des plaintes et de la divulgation peut notamment concerner : des questions liées à la responsabilité des entreprises; des plaintes ayant trait au respect de l'environnement par EDC dans le cadre de transactions conclues par celle-ci ou dans le cadre de projets facilités par des transactions conclues par elle; et la divulgation d'actes répréhensibles par des employés d'EDC.
Types de documents :Formulaires de demande d'examen remplis; lettres de plainte; correspondance interne; avis d'état d'une plainte, rapports sur des actes répréhensibles allégués; et rapports d'enquête.
Remarque : Aucun document contenant des renseignements sur les litiges.
Numéro du document : EDC 01-11

Conflits d'intérêts – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier contient des divulgations volontaires faites par les employés concernant des situations potentielles de conflit d'intérêts, ainsi que des rapports d'enquête et de la correspondance concernant les conflits d'intérêts potentiels et réels entre les fonctions officielles des employés et leurs intérêts privés ou les valeurs immobilières qu'ils possèdent.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés qui se trouvent ou pourraient se trouver en situation de conflit d'intérêts.
But : Le fichier sert à étayer la mise en ouvre du Code de conduite d'EDC. Usages compatibles : Les dossiers permettent d'établir s'il y a conflit d'intérêts et, le cas échéant, de trouver un moyen de résoudre la situation de conflit d'intérêts.
Normes de conservation et de destruction :Les dossiers sont détruits deux ans après que la situation reliée à un conflit d'intérêts potentiel est réglée ou que l'on a résolu le cas où il y avait effectivement conflit.
No ADD : 2007/004
Renvoi au document no. : EDC 01-11
Enregistrement (SCT) : 000180
Numéro de fichier : EDC PPE 810

Planification Opérationnelle - Documents
Description : Comprend des documents concernant la planification et la gestion quotidienne des secteurs d'activité d'EDC, des équipes sectorielles, des équipes virtuelles, des groupes de travail et des comités.
Types de documents :Analyses de rentabilisation; plans de travail des équipes; rapports de planification; tableaux des rôles et des responsabilités; procès-verbaux de réunions; et ordres du jour.
Numéro du document : EDC 01-03

Base de données de vérification des services téléphoniques – Fichier de renseignements personnels
Description :
Ce fichier renferme les dossiers d'utilisation des services téléphoniques d'EDC. Notamment, le fichier contient des précisions sur les appels téléphoniques faits en provenance ou à destination de postes téléphoniques d'EDC et pourrait inclure le nom de la personne qui y est associée, le numéro de téléphone des appels entrants et sortants, la durée, la date et l'heure de chaque appel ainsi que les frais associés. Ces renseignements sont accessibles également pour les appels faits au moyen de la carte d'appel d'EDC.
Catégorie de personnes : Les personnes qui font un appel en provenance ou à destination d'un poste téléphonique d'EDC ainsi que les employés qui utilisent une carte d'appel délivrée par EDC.
But : Gérer, contrôler, prévoir, planifier et analyser la performance des services téléphoniques d'EDC.
Usages compatibles : L'information est fournie couramment et au besoin aux directeurs de centre de responsabilité pour leur permettre de gérer et de contrôler l'utilisation des téléphones, d'attribuer les coûts à l'interne et de veiller à la bonne utilisation des services.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après la date de la dernière intervention administrative répertoriée, après quoi ils sont détruits.
No ADD : 2007/004
Renvoi au document no. : EDC 01-03
Enregistrement (SCT) : 005341
Numéro de fichier : EDC PPU 105

OPÉRATIONS D'EDC

EDC exerce ses fonctions propres aux opérations dans le cadre de ses activités de base, qui consistent en la prestation de services de financement, d'assurance et de cautionnement et en l'offre d'expertise en commerce international. Ces fonctions visent à accroître et à développer le commerce extérieur du Canada ainsi que la capacité des entreprises du pays d'y participer et de profiter des débouchés offerts sur le marché international.

OFFRE DE PRODUITS

L'offre de produits englobe des activités menées par EDC pour fournir aux clients un soutien aux transactions admissibles, notamment : la souscription; l'administration; la surveillance; et la prestation.

Financement - Documents
Description : Ces dossiers portent sur les processus d'affaires associés à la création, à la coordination et à la prestation de solutions de financement à des clients et à d'autres contreparties au moyen de diverses structures. Ces solutions incluent l'offre de crédit à des débiteurs/emprunteurs, l'offre de garanties et l'investissement direct ou indirect dans des entités à l'appui d'entreprises canadiennes.
Types de documents : Demandes de renseignements de clients, demandes de financement par actions, par capitaux propres ou autre, évaluations du risque, examens environnementaux, produits de financement, octroi de crédit, propositions de financement, autorisations, documentation de financement.
Numéro du dossier : EDC 800

Programme de conformité à la législation canadienne – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier présente des renseignements relatifs à des personnes physiques ou morales recueillis dans des bases de données de tiers afin de cerner et d’évaluer les risques liés à la réglementation ou à la législation ainsi que les risques de réputation potentiels associés aux transactions auxquelles prennent part EDC et diverses contreparties. Les bases de données de tiers contiennent des profils de sociétés ou de particuliers qui présentent des risques en raison, notamment, de leur
inclusion dans des listes officielles pour terrorisme, corruption ou sanction, de leur exposition politique, du fait qu’ils font l’objet d’une enquête, de leur accusation ou de leur condamnation pour activité criminelle ou du fait qu’ils font l’objet d’allégations d’actes répréhensibles ou d’une exposition médiatique défavorable. Ces profils peuvent contenir des renseignements personnels comme le nom, l’alias, la date de naissance, le pays d’origine, le pays de résidence ou l’identité des membres de la famille et des collaborateurs connus et des renseignements concernant des condamnations passées. Il se peut également que le fichier contienne des pièces de correspondance échangées avec les autorités de la sécurité et du renseignement ou avec des experts en diligence raisonnable relativement à l’analyse des renseignements et du risque ainsi qu’aux mesures à prendre. Dans le cadre de son processus de diligence raisonnable, EDC se réserve le droit d’obtenir des renseignements supplémentaires auprès des contreparties aux transactions concernant, notamment, leurs placements et leur actif.
Catégorie de personnes : Les particuliers, y compris les clients actuels ou potentiels, les actionnaires et les collaborateurs de clients actuels ou potentiels, les fournisseurs d’EDC ou d’autres particuliers faisant affaire avec EDC de quelque façon que ce soit qui ont été signalés dans les bases de données de tiers comme présentant un risque potentiel lié à la réglementation ou un risque de réputation pour diverses raisons, dont celles énoncées ci-dessus.
But : EDC utilise ce fichier pour éviter de s’engager sciemment, de manière directe ou indirecte, dans une relation d’affaires avec des sociétés ou des particuliers qui posent un risque juridique, réglementaire ou  un risque de réputation, ni ne se procure aucun bien ni service auprès d’eux. La Société se sert de ces renseignements pour appliquer les pratiques exemplaires de l’industrie et se conformer aux lois canadiennes, soit la Loi sur les Nations Unies, la Loi sur les mesures économiques spéciales, la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, la Loi sur le blocage des biens de dirigeants étrangers corrompus, la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers et le Code criminel du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 10 de la Loi sur le développement des exportations lors de l’exercice de diligence raisonnable effectué par EDC dans le cadre de son mandat.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par les Services juridiques, la Responsabilité des entreprises, le Groupe de la conformité et de l’éthique, les Services de sécurité ainsi que par le personnel opérationnel des équipes des Assurances, des Finances et du Développement des affaires pour évaluer les décisions prises concernant la prestation de services financiers ou connexes et l’achat de biens ou de services auprès de personnes à risque et, dans certains cas, déterminer si EDC possède ou gère des biens qui appartiennent ou qui sont gérés par ces personnes ou en leur nom. EDC peut divulguer aux autorités compétentes toute information recueillie ou générée par elle à l’égard de toute personne présentant des risques, conformément aux lois applicables. 
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels recueillis auprès de sources externes sont conservés aussi longtemps que l’exigent la législation canadienne, les besoins de la transaction en cours et la politique de conservation et de destruction de l’information d’EDC. Pour obtenir de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.
No ADD :2007/004
Renvoi au document no. : EDC 700, EDC 800
Enregistrement (SCT) : 005340 (Mise à jour : printemps 2016)
Numéro de fichier : EDC PPU 100

Services de financement et d'assurance – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet de compagnies/individus  relatifs à l'administration des programmes de financement et d'assurance. Les renseignements personnels sont recueillis sous l'autorité de l'article 10 de la LDE et peuvent inclure des noms, des coordonnées et de l'information financière. 
Catégorie de personnes : Les personnes, incluant les clients actuels et potentiels, qui ont contacté EDC pour obtenir de l'information ou qui ont demandé l'appui d'EDC dans le cadre de ses services de financement et d'assurance. Il est possible, de plus, que ce fichier contienne des renseignements personnels sur d'autres personnes décrites de façon plus complète sous la rubrique « Catégories de renseignements personnels ».
But : Le but de ce fichier de renseignements personnels est de déterminer si la personne a droit à l'appui qu'EDC offre dans le cadre de ses services et  faciliter l'administration d'une transaction.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent également être utilisés aux fins de recherches statistiques ainsi que pour la planification, l'exécution et l'évaluation de divers programmes offerts par EDC. Avec l'assentiment du demandeur, EDC peut divulguer certains renseignements personnels le concernant, notamment : le nom de la contrepartie principale à la transaction, le produit fourni par EDC, une description générale de la transaction commerciale ou du projet, la fourchette approximative en dollars de l'appui d'EDC, et le nom du demandeur. Des coordonnées peuvent aussi être partagées avec d'autres institutions fédérales, si l'autre institution est jugée être mieux positionnée pour fournir l'appui ou faciliter de potentielles opportunités d'affaires pour l'individu ou la compagnie.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après la date de la dernière intervention administrative répertoriée, après quoi ils sont détruits.
No ADD :2007/004
Renvoi au document no. : EDC 700, EDC 800
Enregistrement (SCT) : 005224
Numéro de fichier : EDC PPU 015

Indemnisations et recouvrements - Documents
Description : Ces dossiers concernent l'administration des demandes d'indemnisation, y compris la réduction des risques associés aux demandes d'indemnisation potentielles, à leur traitement et au recouvrement des indemnités réglées. Ils contiennent aussi de l'information sur la prévention et réduction des risques, la gestion des créances, les comptes en souffrance, la prévision de sinistres, l'administration du crédit et les droits de reprise de possession.
Types de documents :
Accords, autorisations, approbations, politiques, procédures, rapports, guides.
Numéro du dossier : EDC 710

Assurance
Description :
Les dossiers de cette catégorie portent sur l'établissement de polices d'assurance qui visent à protéger les exportateurs négociant selon des modalités de crédit contre le défaut de paiement occasionné par des risques commerciaux et politiques, la couverture de risques inhérents à des obligations liées à la bonne exécution, l'offre d'Assurance crédits documentaires aux institutions financières et l'offre d'Assurance risques politiques pour des capitaux propres et pour d'autres investissements à l'étranger.
Types de documents : Demandes de renseignements de clients, propositions d'assurance, évaluations du risque, examens environnementaux, produits d'assurance et de garantie, octroi de crédit, propositions de financement, autorisations, documents d'assurance.
Numéro du dossier : EDC 700

SERVICES DE GESTION DES RISQUES

Les services de gestion des risques d'EDC gèrent de façon dynamique les risques financiers assumés par la Société en conciliant les objectifs à atteindre pour offrir des solutions adaptées aux besoins de ses clients et les mesures prises pour garantir sa viabilité financière. Les services de gestion des risques englobent des activités telles que repérer et gérer les risques de crédit, les risques du marché et les risques opérationnels; ainsi que l'analytique, la gestion des actifs, la gestion des risques, l'évaluation des risques, et la mesure, la capacité de risque et la gestion des capitaux.

Gestion des risques - Documents
Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour qu'EDC utilise au maximum ses ressources financières en-deçà de sa capacité financière. Comprend aussi l'information concernant la détermination et la gestion des principaux risques de crédit, risques du marché et risques opérationnels, ainsi que l'information relative à l'analytique, la gestion des actifs, la gestion des risques, l'évaluation et la mesure des risques, la capacité de risque et la gestion des capitaux.
Types de documents : Autorisations, approbations, politiques, procédures, méthodologies, protocoles, rapports, guides, et examens de portefeuilles.
Numéro du document : EDC 24

SERVICES INTERNES

Les services internes sont des fonctions qui appuient l'exécution des programmes et la prestation des services d'EDC.

SERVICES DE COMMUNICATION D'EDC

Les services de communications d'EDC englobent des activités visant à faire comprendre le rôle d'EDC et ses mécanismes d'exécution aux parties intéressées internes et externes ainsi qu'au public.

Divulgation proactive d'EDC - Documents
Description :
Ces dossiers contiennent des renseignements sur la publication sur le site Web d'EDC de renseignements relatifs aux activités commerciales d'EDC en conformité avec sa Politique de divulgation et ses pratiques de divulgation des frais de voyage et d'accueil.
Types de documents : Politique de divulgation; divulgation trimestrielle d'information regroupée; divulgation d'information pour une transaction en particulier; divulgation d'information de nature environnementale et sociale; les transactions sur le Compte du Canada; engagement d'EDC en matière de financement envers les pays pauvres très endettés; et, les frais de voyage et d'accueil.
Numéro du dossier : EDC 05-02-03

SERVICES DE GESTION DES INSTALLATIONS

Les services de gestion des installations englobent des activités visant à assurer un environnement de travail confortable et sécuritaire aux employés d'EDC, notamment : la gestion des lieux; les modifications apportées aux installations louées par EDC, y compris les projets de déménagement d'envergure; la gestion officielle des installations louées par EDC; et l'administration et la surveillance des services devant être fournis en vertu des dispositions des contrats d'entreposage.

Gestion des lieux - Documents
Description : Documents liés à l'administration et à la surveillance de tous les services devant être fournis aux termes des baux pris par EDC pour la location de tous ses bureaux, ainsi que les réponses directes aux demandes non couvertes par un bail donné.
Types de documents : Dessins architecturaux; demandes d'entretien d'immeuble; correspondance et demandes liées aux installations; correspondance et demandes liées aux permis de stationnement; et registre de contrôle des stocks.
Numéro du document : 07-01

Stationnement – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier renferme les demandes de permis de stationnement et la correspondance relative au stationnement des automobiles dans les parcs loués par EDC. La section du dossier personnel de l'employé portant sur la paie et les avantages sociaux contient aussi les renseignements relatifs aux retenues salariales effectuées pour le règlement des frais de stationnement. Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont également consignés dans le Système de renseignements informatisé des ressources humaines et dans le Système informatique de gestion.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés qui ont présenté une demande de permis de stationnement.
But : Le fichier sert à étayer l'administration des avantages en matière de stationnement.
Usages compatibles : Les dossiers servent à administrer la délivrance et l'annulation des permis de stationnement et à simplifier la retenue à la source des frais de stationnement.
Normes de conservation et de destruction : On détruit les dossiers deux ans après l'expiration du permis.
No ADD : 2007/004
Renvoi au document no : EDC 07-01
Enregistrement (SCT) : 000159
Numéro de fichier :EDC PPE 808

CONTRÔLE FINANCIER

Le contrôle financier englobe des activités concernant la comptabilité et le contrôle des entrées et sorties de fonds, y compris : les écritures dans le grand livre; les prévisions; le contrôle des entrées et sorties de fonds; l'apport de fonds suffisants pour permettre à la Société d'exécuter ses obligations et saisir des occasions d'affaires; le rapprochement des opérations; l'évaluation et la production des états financiers et des rapports financiers intermédiaires concernant le contrôle financier; et la réponse à des demandes d'analyse spéciales concernant les activités d'EDC.

EDC Comptes créditeurs d'EDC - Documents
Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour que les transactions liées aux comptes débiteurs, comme les versements au titre de transactions de financement, soient administrées conformément aux politiques et aux procédures appropriées, et qu'on ne dépasse pas l'ensemble des limites autorisées.
Types de documents : Déboursements; remboursements; paiements; dépenses engagées par le Conseil; paiement de tous types de taxes et d'impôts; prêts de trésorerie; paiements anticipés permanents; avances de fonds pour frais de déplacement; demandes de remboursement de frais généraux et pièces justificatives (par ex. formulaire d'autorisation de voyage); cartes de centre de coûts; billets de taxi; cartes de crédit professionnelles; versements relatifs aux régimes de retraite; factures devant être réglées par EDC; et administration de la paie.
Numéro du document : 09-04

Comptes fournisseurs d'EDC - Documents
Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour que les équipes sectorielles déclarent les créances prévues, ainsi que pour assurer la surveillance et le traitement des dépôts, le rapprochement entre les sommes reçues et les créances prévues par les équipes sectorielles.
Types de documents : Talons de chèques entrants; documents relatifs aux dépôts quotidiens; et déclarations de créances des équipes sectorielles.
Numéro du document : 09-05

Comptes fournisseurs – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier décrit l'information sur les personnes qui remettent des sommes d'argent à l'ordre d'institutions du gouvernement fédéral, dont le Receveur général du Canada. Les paiements peuvent être effectués en espèces ou électroniquement. Les genres de versements comprennent le remboursement de paiements en trop, les paiements au titre de biens et services, y compris des produits gouvernementaux (p. ex. publications, pièces de monnaie, timbres, souvenirs, etc.), les redevances, le remboursement de prêts, etc. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements de solvabilité, les renseignements financiers, la nature du versement, le numéro d'identification d'employé, d'autres numéros d'identification, la signature et le numéro d'assurance sociale (NAS).
Catégorie de personnes : Les personnes qui remettent des sommes à l'institution/au Receveur général du Canada, dont les représentant des sociétés, des corporations et des associations, les employés actuels ou les anciens employés des institutions fédérales.
But :Les renseignements personnels sont recueillis afin d'appuyer la collecte des sommes dues à l'institution/au Receveur général du Canada quant aux biens et services, aux prêts et aux investissements, etc. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des lois et règlements fédéraux. Il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et peut être utilisé pour émettre des documents de déclaration des revenus.
Usages compatibles :Les renseignements peuvent être communiqués au ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Receveur général du Canada) à des fins de paiement au gouvernement du Canada. Veuillez consulter le « Système normalisé de paiement - TPSGC PPU 085. Les renseignements peuvent être divulgués aux institutions financières des pays étrangers à des fins de transactions. Les renseignements peuvent également être communiqués aux agences de recouvrement pour le recouvrement de dettes. Dans certains cas, le NAS et d'autres renseignements sont communiqués à l'Agence du revenu du Canada et la province de Québec et sont utilisés aux fins de comparaison des données, y compris la vérification du revenu. Veuillez-vous reporter à la déclaration des renseignements (Infodec) - ARC PPU 150. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins de rapports financiers et d'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction :Pour de l'information sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement fédéral, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
No ADD : 99/004
Renvoi au document no : EDC 09-05
Enregistrement (SCT) :20100702
Numéro de fichier : EDC PPU 932
Remarque : Les personnes qui souhaitent avoir accès à ce fichier doivent préciser si elles sont un employé, un membre du public en général, un entrepreneur, le représentant d'une entreprise, d'une société ou d'une association, et fournir des détails sur les sommes versées, comme le montant, le type, les dates, le numéro de compte pertinent, le type de programme ou de service et le nom de l'institution.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D'EDC

Les Services des ressources humaines d'EDC englobent des activités touchant : la gestion du personnel; le recrutement et la dotation; les langues officielles; l'appui aux représentations à l'étranger; le soutien aux secteurs d'activité d'EDC en matière des besoins en ressources humaines; l'amélioration de l'efficacité organisationnelle par la formation et le perfectionnement; la rémunération des employés; les régimes de retraite; la gestion des programmes de ressources humaines; et l'apport du soutien et de l'infrastructure nécessaires à l'exécution des fonctions professionnelles des employés travaillant à l'étranger.

Gestion du personnel - Documents
Description : Documents concernant la planification générale, le déploiement et la gestion du personnel d'EDC au Canada et à l'étranger, la gestion individuelle des employés et la planification de carrière des employés.
Types de documents : Classifications d'emplois; grilles de classification des salaires; guides sur la rémunération, rémunération au rendement, et gains et retenues à la source; modèles de plans de rendement et outils; guide des compétences; et demande de crédit d'impôt pour le transport en commun.
Numéro du document :
EDC 10-03

 

Dossier professionnel de l'employé – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur l'employé, notamment l'âge, le sexe, le NAS (lorsqu'il est donné par l'employé), le numéro d'employé, l'adresse domiciliaire, la citoyenneté, les études, les antécédents professionnels, les curriculum vitæ et les références, les lieux de travail et les titres de poste, les nominations, les mutations, le traitement, les promotions et les rétrogradations, les périodes d'emploi, y compris les périodes probatoires, la classification, les évaluations de rendement, les mesures disciplinaires, l'aide aux employés et les griefs. Le fichier peut renfermer également des observations relatives à la dotation, à la formation et au perfectionnement, aux langues officielles, et à la santé et à la sécurité au travail, qui peuvent également être conservées dans d'autres fichiers. Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont également consignés dans le système d'information sur les ressources humaines.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés.
But : Consigner les renseignements relatifs à la carrière de l'employé, notamment les nominations, les mutations, les promotions, les rétrogradations, la classification, le rendement, l'aide reçue, les mesures disciplinaires, les griefs et la cessation d'emploi.
Usages compatibles : Étayer les décisions portant sur la dotation; la rémunération et les avantages sociaux; la formation et le perfectionnement; les langues officielles; la santé et la sécurité au travail.
Normes de conservation et de destruction :On conserve le dossier pendant la durée de l'emploi. Après la cessation d'emploi, le dossier est joint au dossier personnel de l'employé que l'on garde pendant un an. Par la suite, le dossier est envoyé à Bibliothèque et Archives Canada qui le conserve jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 80 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver le dossier de façon permanente si elle estime qu'il possède une valeur historique. Quant aux dossiers des employés à la retraite, leur dossier est joint au dossier personnel de l'employé que l'on garde jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 115 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver le dossier de façon permanente si elle estime qu'il possède une valeur historique.
No ADD :2007/004
Renvoi au document no : EDC 10-03
Enregistrement (SCT) :004246
Numéro de fichier : EDC PPE 801

Dossier personnel de l'employé – Fichier de renseignements personnels
Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur l'employé, notamment l'âge, le sexe, le NAS, le numéro du régime provincial d'assurance maladie, le numéro d'employé, l'état matrimonial, toute invalidité, l'adresse domiciliaire, le numéro de téléphone, ainsi que la correspondance relative au recrutement et à la cessation d'emploi, au salaire et aux indemnités, aux retenues salariales et aux avantages sociaux, au régime de retraite, à la fiche de présences et de congés, à l'équité en matière d'emploi, le cas échéant, et aux certificats médicaux à l'appui des congés de maladie. Les documents d'appui comprennent des copies d'actes de naissance de l'employé, de son conjoint et de leurs enfants; les certificats de mariage ou de décès; le nom de la personne avec qui communiquer en cas d'urgence; les renseignements bancaires permettant le virement de la paie; et les fiches de désignation des bénéficiaires. Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont également consignés dans le système d'information sur les ressources humaines.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés.
But : Compiler les documents et les autorisations justifiant le recrutement, la cessation d'emploi, le régime de retraite et l'équité en matière d'emploi; la fiche de présences et de congés; le versement du salaire et des indemnités, et les retenues salariales. On se sert du NAS aux fins d'identification et pour assurer l'uniformité de la gestion de la paie et des avantages sociaux.
Usages compatibles : Authentifier les décisions relatives au recrutement et à la cessation d'emploi; à la fiche de présences et de congés; au salaire, aux indemnités et aux avantages sociaux; au régime de retraite; et assurer la vérification et le rapprochement des comptes de retenues sur la paie. Le NAS est utilisé en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Il sert à la gestion de la feuille de paie, à la préparation du formulaire T4 ainsi qu'au traitement des questions en matière de pensions. On le transmet également, avec d'autres renseignements, à l'Agence du revenu du Canada pour l'impôt sur le revenu, à Approvisionnements et Services Canada pour les questions de pension et aux compagnies qui offrent des régimes d'assurance collective pour les prestations d'invalidité de longue durée. L'information est aussi transmise à un établissement financier dans le but de faciliter l'émission des chèques de paie, ainsi qu'à Emploi et Immigration Canada, en particulier dans le cas d'anciens employés, conformément à la Loi sur l'assurance emploi et à son règlement d'application.
Normes de conservation et de destruction :On conserve les dossiers pendant la durée de l'emploi. Après la cessation d'emploi, on les garde pendant un an et, par la suite, on les envoie à Bibliothèque et Archives Canada qui les conserve jusqu'à ce que l'employé atteigne l'âge de 80 ans ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver les dossiers de façon permanente si elle estime qu'ils possèdent une valeur historique. Quant aux dossiers des employés à la retraite, leur dossier est conservé jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 115 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver le dossier de façon permanente si elle estime qu'il possède une valeur historique.
No ADD : 2007/004
Renvoi au document no : EDC 10-03
Enregistrement (SCT) : 004247
Numéro de fichier :EDC PPE 802

Régime de pension agréé et régime de retraite complémentaire des employés permanents d'Exportation et développement Canada
Description :
Ce fichier décrit des renseignements personnels se rapportant aux régimes de retraite d'Exportation et développement Canada, c'est-à-dire le régime de pension agréé et le régime de retraite complémentaire applicable à certains employés (l'expression « régimes de retraite » sera utilisée pour faire référence aux deux régimes). Les renseignements personnels peuvent inclure : nom, coordonnées, renseignements biographiques, date de naissance, date de décès, renseignements sur les études, numéro d'identification de l'employé, renseignements personnels de l'employé, nom d'utilisateur et mot de passe pour la base de données du fournisseur de services de régime de retraite, renseignements financiers, sexe, signature, NAS et préférence linguistique, choix du régime et renseignements sur les témoins et les bénéficiaires. Pour les employés qui ont contribué à la pension de la fonction publique, les renseignements suivants peuvent aussi être compris : le code d'identification du dossier personnel, le numéro du compte de pension, la période de service accompagné d'options et le coût au comptant de tout rachat de prestations au titre des services passés.
Remarque : Fichier anciennement nommé : Régime de retraite des employés d'Exportation et développement Canada et Régime de retraite complémentaire de certains employés d'Exportation et développement Canada. Outre les renseignements indiqués sur la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fonds doivent fournir le numéro d'identification de l'employé d'Exportation et développement Canada. L'information peut être consignée aux systèmes ou bases de données internes suivants : le Système d'information sur les ressources humaines, le module de l'employé de PeopleSoft, le système de traitement de la paie et la base de données du fournisseur de services de régime de retraite. Les participants au Régime de retraite complémentaire sont les personnes dont les prestations et le plafond de cotisation sont assujettis aux maximums prévus par la Loi de l'impôt sur le revenu. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2009.
Catégorie de personnes : Employés permanents (anciens et actuels), conjoints et conjoints de fait (anciens et actuels), personnes à charge, représentant de la succession de l'employé, retraités, bénéficiaires désignés, témoins.
But : Les renseignements personnels sont recueillis afin d'administrer les fonds, pour déterminer l'admissibilité et débourser des fonds conformément aux régimes de retraite. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 16 d.1) de la LDE. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et utilisé pour déclarer les cotisations de retraite, les facteurs d'équivalence, les facteurs d'équivalence rectifiés et les facteurs d'équivalence pour services passés.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : rapports à la haute direction, évaluation, recherche, évaluation actuarielle du passif et des coûts encourus par Exportation et développement Canada, planification et mise en ouvre de politiques sur les régimes de retraite. Les renseignements peuvent être partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (voir Fichier de renseignements personnels central Banque de données sur les pensions de la fonction publique - TPSGC PCE 702). Les renseignements, y compris le NAS, peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada (voir Fichier de renseignements personnels - Déclaration de revenus des particuliers - ARC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à d'autres employeurs ou à leurs fiduciaires ainsi qu'aux institutions financières des employés dans l'éventualité de transferts des droits à pension des employés pour faciliter le transfert des obligations au titre des prestations de retraite. Les renseignements peuvent être communiqués aux fiduciaires, aux administrateurs et aux fournisseurs de services de régime de retraite avec qui Exportation et développement Canada a conclu une convention de gestion de fonds ou une entente de services pour veiller à la gestion continue du régime de retraite. Les renseignements sont utilisés ou communiqués pour établir des listes de correspondance et sont inclus dans des envois postaux courants du programme.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant la durée de l'emploi. Après la cessation d'emploi, le dossier des employés qui ont opté pour la valeur réelle de leur prestation de retraite seront conservés pendant un an. Par la suite, le dossier est envoyé à Bibliothèque et Archives Canada qui le conserve jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 80 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant le décès de l'employé, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Le dossier est ensuite détruit. Quant aux dossiers des anciens employés qui ont choisi de se faire verser une rente différée et ceux des employés à la retraite, ils sont conservés à Exportation et développement Canada jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 115 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant le décès de l'employé, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Le dossier est ensuite détruit.
No ADD : 2007/004
Renvoi au document no : EDC 10-03
Enregistrement (SCT) : 005344
Numéro de fichier : EDC PPU 825

SERVICES INTERNES

Les services internes sont des fonctions qui appuient l'exécution des programmes et la prestation des services d'EDC.

Acquisitions
Les services internes constituent des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Services de communication d'EDC
Les services de communication d'EDC englobent des activités visant à garantir que les communications du gouvernement du Canada sont gérées efficacement et bien coordonnées, et répondent aux besoins du public en matière d'information. La fonction de gestion des communications permet de garantir que le public, aussi bien interne qu'externe, reçoit l'information du gouvernement et que les points de vue et préoccupations du public sont pris en considération dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives.

Gestion des ressources humaines d'EDC
Les services de gestion des ressources humaines comprennent des activités de détermination de l'orientation stratégique, l'allocation des ressources entre les services et les processus, ainsi que des activités liées à l'analyse des risques et la détermination des contre-mesures appropriées. Ils veillent à ce que les opérations de services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et / ou les plans.

 

Services de gestion de l'information
Les services de gestion de l'information englobent des activités visant à gérer efficacement l'information servant à appuyer les programmes et la prestation des services, à encourager la prise de décisions éclairées, à faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration, et à préserver et assurer l'accès à l'information et aux documents au profit des générations actuelles et futures.

Services de technologie de l'information
Les services de technologie de l'information permettent l'exécution efficace et efficiente de la technologie de l'information dans le but d'appuyer les priorités gouvernementales et l'offre de programmes afin d'accroître la productivité et d'améliorer les services offerts au public.

 SERVICES JURIDIQUES

Les services juridiques comprennent des activités visant à permettre aux agences et ministères gouvernementaux de mener à bien les priorités et objectifs liés aux politiques et programmes ainsi qu'à la prestation de services selon un cadre juridique rigoureux.

Services de gestion et de surveillance
Les services de gestion et de surveillance impliquent des activités entreprises pour déterminer l'orientation stratégique et l'allocation des ressources entre les services et les processus, ainsi que les activités liées à l'analyse des risques et déterminer les contre-mesures appropriées. Ils veillent à ce que les opérations de services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et / ou des plans.

Matériel
Les services du matériel impliquent des activités entreprises pour assurer que le matériel peut être géré par les ministères d'une manière durable et financièrement responsable qui prend en charge la prestation rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services de voyage et autres services administratifs
Les services de voyage et autres services administratifs incluent les services du gouvernement du Canada de voyage, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune des catégories de services internes.