Diriger à distance vos activités d’exportation pendant la pandémie de COVID-19

Depuis que l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) a annoncé le 11 mars 2020 que la COVID-19 était une pandémie mondiale, les gouvernements du monde entier ont réagi avec une rapidité sans précédent pour prévenir la hausse brutale du nombre de cas et la surcharge des systèmes de santé, qui fonctionnent déjà, pour plusieurs, presque à plein régime.

Au Canada, les nouvelles mesures limitent considérablement la taille des rassemblements publics. Par conséquent, la majorité des travailleurs ne peuvent se rendre chaque jour sur leur lieu de travail habituel, qu’il s’agisse d’un bureau, d’une usine, d’un aréna ou d’un café.

Si vous êtes un exportateur canadien, vous devez composer avec beaucoup d’autres défis. En raison de la suspension des vols internationaux, de la fermeture quasi complète des centres mondiaux du commerce et des nouveaux règlements stricts adoptés par les gouvernements étrangers, il sera dorénavant beaucoup plus compliqué de vendre vos biens et services sur les marchés étrangers.

Dans l’immédiat, pour protéger vos employés et « aplatir la courbe », vous devez exercer vos activités à distance. Or cette nécessité, qui peut paraître décourageante, ne vient pas sans avantage. Grâce à l’éventail impressionnant de solutions technologiques à votre disposition, vous pouvez collaborer et travailler à distance plus efficacement que jamais. Vous avez aussi accès aux derniers renseignements sur les marchés du monde entier au moyen de tous vos appareils connectés.

Voici quelques ressources et recommandations importantes pour vous aider à gérer à distance vos activités d’exportation pendant ces temps difficiles.

De nombreux exportateurs misent déjà au quotidien sur les derniers outils de collaboration et de productivité mobiles ou Web. Si vous utilisez déjà ce genre d’outils au bureau, la transition vers le télétravail pour vous et votre équipe n’en sera que beaucoup plus facile. Cela dit, assurez-vous de tirer pleinement parti de vos technologies. Il n’est pas rare que l’on ne se serve que d’une faible proportion des capacités des logiciels ou des outils. Vous avez donc avantage à bien lire le manuel, ou à suivre un tutoriel en ligne, pour exploiter l’ensemble de leurs fonctionnalités.

Si vous n’avez pas encore intégré ce type de solution dans vos pratiques, ne vous inquiétez pas. La plupart des outils de premier ordre sont accessibles gratuitement ou sont assortis d’une période d’essai gratuite. De plus, ils sont faciles à utiliser, sans compter qu’il vous suffit d’un ordinateur et d’une connexion Internet pour y accéder.

• Vidéoconférence : Il est possible d’organiser des réunions virtuelles avec une application de vidéoconférence, qui est un excellent moyen de favoriser la collaboration et les échanges de qualité. Voici quelques-unes des options existantes : FaceTime (Apple), Skype, Webex, Microsoft Teams et Zoom.
• Stockage infonuagique : Les solutions de stockage infonuagique, comme Dropbox ou Google Drive, permettent aux membres de l’équipe de téléverser et de partager rapidement entre eux des documents et des fichiers.
• Messagerie : Si on ne peut pas aller voir un collègue à son bureau pour discuter, on peut se rabattre sur les applications de messagerie, comme Slack. Notons que les applications de vidéoconférence les plus populaires comportent souvent des outils de messagerie.
• Gestion de projets : Les outils Web de gestion de projet, comme Wrike, Basecamp et Asana, simplifient et améliorent la collaboration pour les travailleurs à distance.

En cette période où tout évolue rapidement, et où les gouvernements imposent de nouvelles règles presque tous les jours, il est de votre responsabilité d’avoir en main les dernières informations, pour protéger les intérêts de votre entreprise et faire tout votre possible pour continuer à répondre aux besoins de vos clients.

Il y a de nombreuses ressources en ligne qui proposent les informations les plus récentes sur la COVID-19 et son incidence mondiale. Pour obtenir des données sur la propagation du virus dans les pays où vous exportez vos biens et services, l’OMS s’avère une ressource incontournable. Son tableau interactif fournit des renseignements à jour sur le nombre de cas de COVID-19 rapportés par chaque pays.

Si, comme de nombreux exportateurs canadiens, vous faites affaire aux États-Unis, le Centers for Disease Control and Prevention (CDC) représente une autre source fiable de renseignements sur la situation au sud de la frontière et ses répercussions sur vos activités d’exportation. La Chambre de commerce du Canada et l’International Trade Administration sont deux autres organismes importants qui surveillent les développements risquant d’influencer vos exportations.

Vous exportez ailleurs? Consultez dans ce cas les sites Web pertinents de ces marchés (services frontaliers, chambres de commerce, organismes professionnels, etc.).

Si le Web recèle une tonne de renseignements, pour obtenir un portrait plus complet de ce qui se passe à l’étranger, vous devez vous fier à votre réseau de personnes-ressources sur le terrain.

Cela vous permettra notamment de comprendre les effets de la pandémie sur la demande de vos produits et services sur votre marché cible. Il vous faut aussi être au fait des nouveaux règlements frontaliers qui pourraient vous empêcher d’y expédier vos produits. Vos personnes-ressources peuvent aussi vous signaler de nouveaux débouchés pour vos produits qui découlent de la situation, ou des modifications réglementaires potentiellement avantageuses pour vous. Par exemple, les États-Unis ont déjà annoncé des exemptions de tarifs sur certaines fournitures médicales et d’autres produits connexes qui font actuellement l’objet d’une forte demande.

Pour avoir accès à ces renseignements fort utiles, vous devez jouer de vos relations et intensifier les communications avec vos partenaires de confiance. Sollicitez l’opinion de différents intervenants – courtiers en douane, transitaires, importateurs, distributeurs, acteurs de la chaîne d’approvisionnement, partenaires et clients.

Les restrictions de déplacement rendant pratiquement impossibles les réunions en personne, la voie électronique reste la seule option viable. Que la communication se fasse par courriel, téléphone ou vidéoconférence, ou au moyen d’autres outils internes de télétravail, vous devez échanger le plus souvent possible avec les acteurs de votre réseau pour limiter les répercussions de la pandémie de COVID-19 sur vos exportations.

Si le fait d’exercer vos activités à distance peut sembler tout un défi à court terme, n’oubliez pas que la pandémie ne sera pas éternelle. Tout ce que vous allez faire maintenant pour accroître les capacités de travail à distance de votre entreprise la rendra, au bout du compte, plus collaborative et plus productive – et la préparera à faire face aux autres obstacles qui se présenteront à elle.