Rapports sur la divulgation d’actes répréhensibles – 2017-2018
En décembre 2017, plusieurs divulgations ont été faites concernant la conduite d’un employé d’EDC à l’agent principal de la divulgation interne en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR), qui est le chef de la conformité et de l’éthique d’EDC.
Description et conclusions
D’après les divulgations, un employé aurait approuvé les factures d’un fournisseur se rapportant à des dépenses douteuses, alors qu’un membre de sa famille cherchait à se faire engager par ce même fournisseur. (Une proposition d’emploi a par la suite été acceptée.) L’employé en question, qui n’aurait pas divulgué ce conflit d’intérêts, ne se serait pas retiré des processus d’approbation des dépenses ou de sélection auxquels prenait part le fournisseur concerné.
L’enquête a conclu que l’employé était en situation de conflit d’intérêts, et que ses agissements constituaient une contravention grave du Code de conduite d’EDC et par conséquent un acte répréhensible tel que défini dans la LPFDAR.
Par ailleurs, le même employé a aussi envoyé de nombreux courriels contenant des renseignements confidentiels sur EDC à un membre de sa famille, à son travail.
L’enquête a montré que l’employé a transgressé une ou plusieurs lois fédérales ou provinciales, et que ses comportements constituent un cas grave de mauvaise gestion ainsi qu’une contravention grave du Code de conduite d’EDC. L’enquête a également conclu que ces agissements constituaient un acte répréhensible tel que défini dans la LPFDAR.
Recommandations et mesures correctives
L’agent principal de la divulgation a transmis les conclusions de l’enquête au président et chef de la direction, et toutes les recommandations ont été acceptées et mises en œuvre. Il a été recommandé :
- qu’EDC réalise une vérification des contrats avec le fournisseur pour examiner les montants facturés à la Société;
- qu’EDC prenne des mesures pour rappeler à ses employés leur obligation de signaler tout conflit d’intérêts potentiel, leur obligation de confidentialité, et l’incidence potentielle de la divulgation de renseignements confidentiels à un tiers.
Après un examen minutieux de l’ensemble des facteurs, il a également été décidé de congédier l’employé.
Mesures permanentes
Chaque année, EDC offre une formation de sensibilisation sur son Code de conduite, formation que doit obligatoirement suivre l’ensemble du personnel. Les employés doivent aussi, une fois par année, confirmer leur compréhension du Code de conduite d’EDC et leur adhésion à celui-ci. Pour assurer une sensibilisation accrue des employés à l’échelle de la Société, le président leur a envoyé un courriel les informant des conclusions de cette enquête (présentées ci-dessus), et réitérant que l’adoption d’un comportement éthique est un principe fondamental de l’organisation.
En 2017, indépendamment de cette enquête, EDC a amorcé la refonte complète de son Code de conduite. La nouvelle version du code, qui entrera en vigueur à la fin du premier trimestre 2018, présente les éléments de manière plus claire et compréhensible, en donnant des définitions et des exemples, des liens vers les ressources, les politiques et les lignes directrices pertinentes, ainsi que les coordonnées des personnes-ressources.
En 2018, EDC lancera aussi le site interne de la conformité et de l’éthique, ressource centralisée où les employés pourront trouver de l’information et des documents sur les questions entourant le Code de conduite et l’éthique.