Le premier vice-président et vérificateur interne en chef d’EDC a été désigné pour constituer l’agent principale de la divulgation interne (APDI), qui améliore la transparence et la responsabilité de la Société.
L’agent reçoit et examine les questions des parties prenantes et répond aux demandes internes au sujet du Code de conduite d’EDC, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et de la Politique sur la divulgation d’actes répréhensibles d’EDC.
Les employés d’EDC sont tenus de respecter le Code de valeurs et d’éthique du secteur public entré en vigueur le 2 avril 2012. Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public établit des valeurs et principes de haut niveau qui sont conformes au Code de conduite d’EDC. L’agent principale de la divulgation interne d’EDC est une ressource à l’usage des membres du public qui auraient des raisons de croire qu’un employé d’EDC ne respecte pas le Code du secteur public.
Tout membre du public ayant des raisons de croire qu’un employé d’EDC a commis un manquement grave au Code du secteur public peut en informer l’agent principale de la divulgation interne, qui a compétence pour recueillir de telles préoccupations. Si un problème est soulevé au nom d’un tiers, l’identité de ce dernier doit être fournie, de même qu’une preuve du pouvoir de le représenter. Les demandes anonymes ne sont pas acceptées; cependant, il est possible de transmettre des informations de manière confidentielle pour appuyer une plainte. Cette documentation ne peut être révélée sans le consentement de la partie qui l’a fournie.
La plainte doit être formulée par écrit ou par voie électronique au moyen du Formulaire de demande d’examen. Il n’y a pas de format prescrit. Cependant, les renseignements suivants aideront à accélérer le processus :
Vous recevrez un accusé de réception de votre plainte, généralement dans un délai de cinq jours ouvrables.
L’agent principale de la divulgation interne déterminera si la plainte relève de son mandat; dans l’affirmative, elle l’enregistrera dans une base de données. De cette façon, elles peuvent être traitées en temps opportun. Si votre plainte est acceptée, on vous enverra un avis immédiatement lorsque la plainte est reçue et on indique la durée approximative de la procédure d’examen.
Lorsque la plainte est rejetée, la partie plaignante reçoit une lettre en énonçant les motifs de rejet.
La plainte fait d’abord l’objet d’une évaluation préliminaire en vue de déterminer la meilleure façon de la traiter. À la suite de cette évaluation, on statue sur sa recevabilité, et dans l’affirmative, un plan d’action est proposé.
Selon la nature de la plainte et les conclusions de l’agent principale de la divulgation interne, une des quatre options suivantes sera proposée pour régler la préoccupation :
L’agent principale de la divulgation interne peut à tout moment mettre fin au processus de résolution d’une plainte si elle juge que le litige a été réglé de manière satisfaisante. Quand il est improductif ou inutile de poursuivre des démarches en vue de le régler, la partie plaignante est avisée de cette décision par écrit.
Dans ce cas, l’agent principale de la divulgation interne dispose des deux options suivantes :
Comme partie intégrante des mesures de règlement, l’agent peut décider d’effectuer une surveillance et un suivi après le règlement et peut demander l’appui d’EDC à cet égard.
Dans le cadre de ce rôle, la confidentialité des renseignements prime sur le litige lui-même ainsi que sur son dénouement. L’idée est qu’une attitude ouverte et flexible est plus plausible si le processus de résolution est conduit avec un niveau de confidentialité raisonnable.
Par conséquent, toute communication avec les parties engagées dans un litige en cours de règlement sera considérée comme privilégiée. Une contrainte similaire s’applique lorsque des renseignements commerciaux de nature confidentielle sont reçus durant l’enquête.
Les plaintes rédigées en anglais ou en français peuvent être envoyées à :
SOID@edc.ca.
Il est également possible de soumettre une plainte au moyen du
formulaire de demande d’examen.