Divulgation d’actes répréhensibles

Le premier vice-président et vérificateur interne en chef d’EDC a été désigné pour constituer l’agent principale de la divulgation interne (APDI), qui améliore la transparence et la responsabilité de la Société.

L’agent reçoit et examine les questions des parties prenantes et répond aux demandes internes au sujet du Code de conduite d’EDC, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et de la Politique sur la divulgation d’actes répréhensibles d’EDC.

Les employés d’EDC sont tenus de respecter le Code de valeurs et d’éthique du secteur public entré en vigueur le 2 avril 2012. Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public établit des valeurs et principes de haut niveau qui sont conformes au Code de conduite d’EDC. L’agent principale de la divulgation interne d’EDC est une ressource à l’usage des membres du public qui auraient des raisons de croire qu’un employé d’EDC ne respecte pas le Code du secteur public.

Lignes directrices pour soumettre une plainte

Qui peut poser une question ou faire part d’une préoccupation?

Tout membre du public ayant des raisons de croire qu’un employé d’EDC a commis un manquement grave au Code du secteur public peut en informer l’agent principale de la divulgation interne, qui a compétence pour recueillir de telles préoccupations. Si un problème est soulevé au nom d’un tiers, l’identité de ce dernier doit être fournie, de même qu’une preuve du pouvoir de le représenter. Les demandes anonymes ne sont pas acceptées; cependant, il est possible de transmettre des informations de manière confidentielle pour appuyer une plainte. Cette documentation ne peut être révélée sans le consentement de la partie qui l’a fournie.

Que faut-il inclure?

La plainte doit être formulée par écrit ou par voie électronique au moyen du Formulaire de demande d’examen. Il n’y a pas de format prescrit. Cependant, les renseignements suivants aideront à accélérer le processus :

• le nom, l’adresse et tout autre renseignement utile tel que le numéro de téléphone et de télécopieur, le numéro de téléphone cellulaire et l’adresse électronique;
  
• si vous représentez la partie plaignante, veuillez indiquer vos coordonnées ainsi que celles du groupe ou de la personne que vous représentez;
• veuillez expliquer le contexte de votre plainte et indiquer le nom des personnes qui ont pu vous aider à la présenter ou à résoudre le litige. Énoncez clairement votre opinion sur l’impact social, commercial ou environnemental du problème que vous soulevez;
• énoncez vos attentes quant aux résultats ou à l’issue d’une enquête (de cette façon, nous comprendrons clairement ce à quoi vous vous attendez du processus);
• décrivez les mesures prises jusqu’à présent pour résoudre le litige, y compris tout contact antérieur avec EDC.

Accusé de réception

Vous recevrez un accusé de réception de votre plainte, généralement dans un délai de cinq jours ouvrables.

Évaluation de la question ou de la préoccupation

L’agent principale de la divulgation interne déterminera si la plainte relève de son mandat; dans l’affirmative, elle l’enregistrera dans une base de données. De cette façon, elles peuvent être traitées en temps opportun. Si votre plainte  est acceptée, on vous enverra un avis immédiatement lorsque la plainte est reçue et on indique la durée approximative de la procédure d’examen.

Lorsque la plainte est rejetée, la partie plaignante reçoit une lettre en énonçant les motifs de rejet.

Évaluation préliminaire

La plainte fait d’abord l’objet d’une évaluation préliminaire en vue de déterminer la meilleure façon de la traiter. À la suite de cette évaluation, on statue sur sa recevabilité, et dans l’affirmative, un plan d’action est proposé.

Règlement d’une plainte

Selon la nature de la plainte et les conclusions de l’agent principale de la divulgation interne, une des quatre options suivantes sera proposée pour régler la préoccupation :

• incitation au dialogue
  
• règlement du litige ou
• vérification interne
• mesures correctives

Conclusion

L’agent principale de la divulgation interne peut à tout moment mettre fin au processus de résolution d’une plainte si elle juge que le litige a été réglé de manière satisfaisante. Quand il est improductif ou inutile de poursuivre des démarches en vue de le régler, la partie plaignante est avisée de cette décision par écrit.

Dans ce cas, l’agent principale de la divulgation interne dispose des deux options suivantes :

• aviser le Conseil d’administration que les mesures entreprises n’ont pas réussi à régler le litige et qu’il n’y a rien d’autre à faire;
  
• formuler au Conseil d’administration des recommandations quant aux actions pouvant être prises ultérieurement en vue de régler la préoccupation.

Surveillance et suivi

Comme partie intégrante des mesures de règlement, l’agent peut décider d’effectuer une surveillance et un suivi après le règlement et peut demander l’appui d’EDC à cet égard.

Confidentialité et divulgation

Dans le cadre de ce rôle, la confidentialité des renseignements prime sur le litige lui-même ainsi que sur son dénouement. L’idée est qu’une attitude ouverte et flexible est plus plausible si le processus de résolution est conduit avec un niveau de confidentialité raisonnable.

Par conséquent, toute communication avec les parties engagées dans un litige en cours de règlement sera considérée comme privilégiée. Une contrainte similaire s’applique lorsque des renseignements commerciaux de nature confidentielle sont reçus durant l’enquête.

Code de valeurs et d’éthique du Trésor du Canada 

Code de valeurs et d’éthique du secteur public