Que vous soyez un exportateur expérimenté ou en voie de le devenir, les salons commerciaux peuvent constituer un volet important de votre stratégie d’affaires, car les rencontres en personne avec des clients, des fournisseurs et des partenaires aident parfois à percer de nouveaux marchés, à augmenter ses ventes et à faire connaître son entreprise.

Toutefois, des restrictions budgétaires et temporelles nous demandent bien souvent de nous limiter aux salons commerciaux qui nous en donneront le plus pour notre argent. Voici donc quelques conseils tirés du guide exhaustif d’Exportation et développement Canada, intitulé Les salons professionnels et vous, afin de vous aider à tirer le maximum de toutes les étapes des salons commerciaux.

Préparation

Bien choisir les salons commerciaux auxquels vous participerez

Il est important de prendre certains critères en considération pendant vos recherches afin de sélectionner les salons commerciaux les plus pertinents selon votre secteur et votre marché, comme le lieu, le coût et la place accordée à ce type d’événement dans votre stratégie de marketing et votre plan d’affaires. Nous vous recommandons de faire votre sélection le plus tôt possible afin d’avoir le temps nécessaire pour demander des subventions et d’autres types de financement public.

Amorcez vos recherches auprès des associations professionnelles de votre secteur. Les publications spécialisées sont une autre source utile, tout comme les chambres de commerce, les bureaux d’information touristique et les centres de congrès. Vous pouvez également communiquer avec le Service des délégués commerciaux du Canada (SDC) pour en savoir plus sur les événements propres à certains secteurs, ou encore visiter des sites Web dédiés aux salons commerciaux. En voici quelques exemples :

« N’oubliez pas qu’il est tout à fait correct de vous contenter de faire de l’observation pendant les salons », rappelle Gwenaële Montagner, directrice du développement du commerce international au Centre de commerce mondial de Toronto. « Le but premier de ce genre d’événement est la collecte de renseignements sur les marchés, surtout si vous faites vos premiers pas dans le domaine. Vous aurez également l’occasion de jauger la concurrence, d’établir des contacts en personne et de rencontrer les acteurs du milieu. »

« N’oubliez pas qu’il est tout à fait correct de vous contenter de faire de l’observation pendant les salons. »

Gwenaële Montagner  —  Directrice du développement du commerce international Centre de commerce mondial de Toronto

Planification

Après avoir sélectionné les salons qui vous conviennent le mieux, vous devez établir un plan qui vous permettra d’atteindre tous vos objectifs. Celui-ci doit inclure un échéancier détaillant toutes les étapes du processus, c’est-à-dire les demandes de subventions, la réservation d’un kiosque, la préparation de matériel promotionnel et la formation d’une équipe responsable de l’exposition et des activités de ventes subséquentes. Commencez à vous préparer dès la publication de la brochure du salon.

Budget

Les coûts de participation varient d’un salon à l’autre selon leur emplacement, mais ces événements peuvent s’avérer dispendieux même en contexte local. En plus des frais d’inscription et de kiosque, vous devez tenir compte des services offerts, du marketing, du matériel promotionnel, de la formation du personnel et des dépenses de voyage et d’accueil. S’il s’agit d’un salon à l’étranger, vous devez établir un budget pour la traduction de votre matériel, la demande de visa de voyage et des permis autorisant le transport transfrontalier d’équipement, les frais d’expédition et les services d’un interprète, au besoin.

Portez une attention particulière aux coûts invisibles : si certains frais ne figurent pas dans le forfait de l’exposant, il est fort probable que ceux-ci ne sont pas inclus. Les coûts invisibles comprennent le ménage de votre kiosque après les heures de fermeture, la collecte des déchets et même l’accès aux prises de courant. Voilà pourquoi il est important d’accorder suffisamment de temps à la recherche et aux demandes de subventions. « Selon la source du financement, il faut prévoir entre trois semaines et trois mois avant d’obtenir une réponse à une demande, prévient Gwenaële Montagner. Vous pouvez également confier cette tâche à une entreprise spécialisée dans ce domaine en échange d’une part de commission. »

Parmi les solutions d’aide financière, on trouve les programmes CanExport et Femmes d’affaires en commerce international du Service des délégués commerciaux.

Formation d’une équipe

Votre équipe sera responsable de la promotion de votre entreprise et de la prospection et du suivi auprès des clients potentiels. Selon Gwenaële Montagner, vous ne devriez jamais participer à un salon commercial sans votre équipe, qui doit compter au moins deux employés chevronnés : idéalement un spécialiste en soutien technique et un spécialiste des ventes. Ils doivent être formés sur les objectifs de l’entreprise, maîtriser la gamme de produits et être en mesure de détailler leurs avantages en 30 secondes. Sachez que vos représentants peuvent également provenir de l’extérieur du Canada, comme un distributeur ou un agent à l’étranger.

Vous pouvez aussi collaborer avec une organisation effectuant des missions commerciales à l’étranger. « Elles peuvent souvent vous louer un kiosque à moindre coût. D’ailleurs, certaines grandes organisations comme le Centre de commerce mondial de Toronto mènent des missions très personnalisées, où les rencontres sont planifiées pour les participants avant même qu’ils n’arrivent sur place », ajoute Gwenaële Montagner.

Ces missions sont généralement très utiles pour trouver le bon partenaire sur un marché. « Dans les pays comme la Chine où l’environnement politique peut être très dense, il peut être particulièrement avantageux de participer à une mission commerciale dirigée par un ministre ou un maire canadien. »

Conception de votre kiosque

Votre kiosque est une fenêtre sur votre entreprise pour les visiteurs. Celui-ci doit donc être clair, dynamique et interactif, dans la mesure du possible. Selon votre budget, vous pouvez soit louer un kiosque standard, en fabriquer un sur mesure ou acheter un module préfabriqué qui sera ensuite assemblé sur place. Si vous voyez un kiosque intéressant lors d’un salon commercial, n’hésitez pas à vous renseigner sur son concepteur.

Assurez-vous de faire livrer votre matériel (échantillons, kiosque, etc.) au moins deux semaines avant l’événement. Assurez-vous de faire livrer votre matériel (échantillons, kiosque, etc.) au moins deux semaines avant l’événement. « Il n’est pas rare que des entreprises se retrouvent le bec dans l’eau quand leur matériel est intercepté par la douane pour n’être livré qu’après l’événement », explique Gwenaële Montagner.

« Il n’est pas rare que des entreprises se retrouvent le bec dans l’eau quand leur matériel est intercepté par la douane pour n’être livré qu’après l’événement. »

Gwenaële Montagner  —  Directrice du développement du commerce international Centre de commerce mondial de Toronto

Préparation du matériel promotionnel

Les vidéos et les présentoirs de produits sont une excellente façon de présenter votre entreprise aux visiteurs. Les trousses d’information et la documentation de l’entreprise (catalogues de produits, listes de prix) sont des outils de marketing très efficaces et peuvent être envoyées aux clients potentiels avant l’événement. Assurez-vous de prévoir un budget et du temps pour la traduction de votre matériel si vous participez à un salon à l’étranger.

Selon Gwenaële Montagner, il vaut mieux éviter de distribuer des documents imprimés au kiosque. « La majorité des visiteurs les prendront simplement par politesse et les jetteront aussitôt à l’abri des regards. C’est de l’argent gaspillé. N’oubliez pas, la majorité des gens présents sont en déplacement et ne veulent pas remplir inutilement leurs bagages. Pensez plutôt à distribuer des clés USB remplies de présentations et de feuillets d’information. »

Un mois avant le début du salon, consultez la liste des participants afin de recenser ceux que vous aimeriez rencontrer. « Le secret, c’est d’établir un contact avant d’arriver au salon », confie Gwenaële Montagner, qui cumule plus de 25 années d’expérience en commerce international. « Veillez à joindre les bonnes personnes, car ce ne sont pas toujours les décideurs qui se rendent sur place. »

Pendant le salon

Ce type d’événement est l’occasion idéale d’effectuer une étude de marché, de trier les pistes de vente, de jauger la concurrence et d’acquérir de nouvelles connaissances. « Vous ne devez pas rester assis à votre kiosque si vous voulez interagir avec les visiteurs. L’un des membres de votre équipe peut rester sur place pour présenter des démos et répondre aux questions tandis qu’un autre part en reconnaissance pour serrer des mains et rencontrer de nouvelles personnes afin de leur demander si elles aimeraient participer à d’autres rencontres pendant ou après le salon. »

Dans certains cas, multiplier les rencontres avec un client potentiel peut mener à une vente avant la fin du salon. « Après une seule rencontre, vos chances de conclure une vente s’élèvent à 1 %, mais après cinq contacts ou plus, comme des courriels et des appels, vos chances peuvent grimper jusqu’à 80 %. »

Après le salon professionnel

Gwenaële Montagner conseille aux entreprises de rester un jour ou deux sur place après l’événement afin de mener un suivi auprès des clients potentiels les plus prometteurs, c’est-à-dire les relations que vous avez établies avec des décideurs hautement qualifiés ayant sérieusement manifesté l’intention d’acheter votre produit ou service dans les 90 prochains jours.

« Les chances de transformer ces pistes en ventes sont beaucoup plus élevées si vous poursuivez les discussions dans les bureaux ou les usines des clients potentiels. À ce stade, il est évident qu’il y a un intérêt commun. »

N’attendez pas plus d’une semaine après votre retour pour faire un suivi auprès des autres clients potentiels. Bien que ceux-ci n’aient pas l’intention d’acheter votre produit dans les 90 prochains jours, voire pas du tout en raison de restrictions temporelles ou budgétaires, ils ont tout de même démontré un intérêt pour votre produit. Il peut être judicieux de les garder sur votre liste, car une occasion de vente pourrait se présenter.

« Je peux vous garantir que la majorité d’entre eux vous auront oublié après une semaine, car ils sont trop occupés à rattraper le travail mis de côté en leur absence. Il vaut mieux faire un suivi tandis qu’ils sont encore fraîchement sortis du salon commercial pour maximiser les chances de réponse. »