Énoncé de confidentialité relatif au programme Connaître son fournisseur
Exportation et développement Canada (EDC) recueille des renseignements personnels dans le cadre de son programme Connaître son fournisseur afin de vérifier l’identité des fournisseurs, de mener des contrôles préalables et d’évaluer les risques de crimes financiers (y compris les risques réglementaires, de réputation et liés à la propriété) avant d’établir ou de maintenir une relation avec un fournisseur.
L’énoncé s’applique également lorsqu’un fournisseur fait l’objet d’un processus d’intégration, d’évaluation ou de surveillance pour le compte de FinDev Canada. FinDev Canada reste responsable de la relation avec le fournisseur et des décisions qui s’y rapportent, tandis qu’EDC apporte son soutien à FinDev Canada en traitant les renseignements sur le fournisseur et en effectuant, en son nom, les contrôles préalables nécessaires, y compris la validation, le filtrage, le contrôle préalable accru (au besoin) ainsi que la surveillance continue.
Fondement juridique
Les renseignements personnels nécessaires aux activités du programme Connaître son fournisseur sont recueillis en vertu des alinéas 10(1.1)j) et 10(1.1)k) de la Loi sur le développement des exportations, qui autorise EDC à prendre toutes les mesures nécessaires, accessoires ou utiles à la protection de ses intérêts, à l’exercice de ses pouvoirs, à l’exécution de ses fonctions et à la conduite de ses activités.
Les activités associées à notre programme Connaître son fournisseur sont décrites dans le Programme de conformité à la législation canadienne – Fichier de renseignements personnels (PPU 100).
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels auprès de personnes situées à l’extérieur du Canada, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à vérifier que le fournisseur et les personnes qui lui sont associées, comme les dirigeants, les administrateurs et les bénéficiaires effectifs, correspondent à notre profil de risque acceptable. Lorsque nous traitons des catégories particulières de renseignements personnels ou des données relatives à des condamnations ou infractions criminelles, nous pouvons également nous fonder sur des motifs d’intérêt public prépondérants, comme la prévention ou le repérage d’activités criminelles ou la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès d’un fournisseur ou d’un représentant autorisé de celui-ci dans le cadre du processus d’inscription des fournisseurs. Lorsque le fournisseur est une entreprise non constituée en société par actions, comme une entreprise individuelle ou une société en nom collectif, les renseignements recueillis comprennent son nom, son pays de résidence, ses coordonnées professionnelles, son adresse professionnelle et ses identifiants d’entreprise (p. ex., le numéro de la taxe sur les produits et services [TPS] ou de la taxe de vente harmonisée [TVH]) lorsqu’ils sont nécessaires pour vérifier son identité.
Par ailleurs, pour les entités constituées, EDC recueille le nom et le pays de résidence des personnes clés, y compris les bénéficiaires effectifs, les administrateurs, les dirigeants, les partenaires ou toute autre personne exerçant un droit de propriété ou de contrôle.
EDC peut également recueillir ou vérifier des renseignements personnels à partir de sources fiables, dont des registres gouvernementaux ou d’entreprises, des bases de données accessibles sur le marché et des services tiers de renseignements sur les risques. Il peut s’agir de renseignements utilisés pour vérifier l’identité et évaluer les liens avec des indicateurs de risques de crimes financiers, y compris les sanctions, les listes de surveillance, les personnes politiquement vulnérables, les sociétés d’État ou les entités liées au gouvernement, la couverture médiatique défavorable, la corruption, la fraude, le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou d’autres préoccupations en matière d’intégrité ou de réputation.
Lorsqu’un contrôle préalable accru est requis, EDC peut recueillir ou générer les renseignements supplémentaires nécessaires pour comprendre, valider et atténuer le risque cerné. Ces renseignements peuvent notamment porter sur la propriété ou le contrôle, les résultats de filtrage, le rôle ou la participation, les liens avec des régions à risque élevé, la couverture médiatique défavorable, les liens avec des personnes politiquement vulnérables ou des sociétés d’État, les sources de fonds ou de richesses, le parcours professionnel ou l’historique d’emploi, les associés ou membres de la famille concernés, ainsi que les renseignements relatifs à des allégations, des accusations, des condamnations ou des pratiques commerciales douteuses.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués au sein d’EDC au personnel autorisé qui en a besoin dans le cadre de l’intégration des fournisseurs, de la gestion et de l’évaluation des risques de crimes financiers, de la gouvernance des fournisseurs, de la conformité, ainsi que des activités juridiques, de vérification ou de supervision.
En ce qui concerne les relations avec les fournisseurs de FinDev Canada, les renseignements pertinents, y compris les résultats du contrôle préalable et les renseignements nécessaires à la prise de décisions en matière d’approbation, d’escalade hiérarchique, de supervision ou de gestion des relations, seront mis à la disposition du personnel autorisé de FinDev Canada qui a besoin de les connaître.
Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins de contrôle interne, de production de rapports, de soutien aux vérifications, d’assurance qualité et de surveillance continue des risques liés aux fournisseurs, dans la mesure où ces activités sont compatibles avec l’objectif initial du contrôle préalable.
Dans le cadre du programme Connaître son fournisseur, EDC ne communique pas de renseignements personnels à l’extérieur de la Société ou de FinDev Canada, sauf lorsque la loi l’autorise ou que la Loi sur la protection des renseignements personnels le permet.
La communication des renseignements personnels demandés ainsi que le consentement à la collecte, à la validation et au filtrage indirects requis sont nécessaires pour mener à bien l’intégration des fournisseurs et le contrôle préalable.
Si les renseignements requis ne sont pas fournis ou que le consentement n’est pas donné, EDC pourrait se trouver dans l’impossibilité de vérifier l’identité du fournisseur, d’effectuer son filtrage, de déterminer son admissibilité ou d’évaluer les risques de crimes financiers ou de réputation qu’il présente. En conséquence, EDC ou FinDev Canada, selon le cas, pourrait ne pas être en mesure d’effectuer l’intégration du fournisseur, de l’approuver ou de poursuivre sa relation avec lui.
Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels et de demander des corrections.
Si vous avez des questions concernant le présent énoncé ou la façon dont vos renseignements personnels sont traités dans le cadre de l’intégration des fournisseurs, veuillez écrire à l’Équipe de la protection des renseignements personnels et des risques liés à l’information à l’adresse P&IR@edc.ca. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse fournie, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.