Exigez que chacun de vos clients soumette une demande de crédit. Utilisez ensuite les renseignements qui s’y trouvent pour effectuer une analyse plus approfondie. Voici les éléments d’information généralement consignés dans une demande de crédit :

• les renseignements relatifs à l’entreprise – Il est primordial de connaître la raison sociale exacte, car en cas de non-paiement, vous devez savoir qui est votre débiteur. En effet, il arrive que des paiements soient effectués par l’entremise de votre agent ou de votre distributeur.
• les renseignements bancaires : soyez au fait de la capacité d’emprunt et des dettes du client
• les renseignements concernant les activités commerciales
• les dispositions en cas de non-paiement
• le nombre maximal de jours pour déclarer un problème lié à la qualité ou à la quantité
• les modalités de paiement
• la description du processus de règlement des litiges
• l’énoncé de vos droits d’annuler les modalités de crédit
• la signature de la personne-ressource

Lorsque vous avez en main l’information présentée dans la demande de crédit, plusieurs outils d’évaluation du crédit s’offrent à vous pour déterminer si la limite demandée est acceptable :

• les recommandations de nature commerciale (au moins trois, de préférence sous forme écrite)
• l’historique de la relation d’affaires avec ce client
• une déclaration/recommandation de l’institution bancaire (de préférence sous forme écrite et suffisamment récente)
• des états financiers (de préférence vérifiés) où le roulement des créances donne une indication de la rapidité avec laquelle le client vous paiera
• le rapport d’une agence de crédit (de préférence publié depuis moins d’un an)

Optez pour des modalités de paiement couramment utilisées dans votre secteur et qui sont gérables pour votre client. Si vous ne connaissez pas bien la solvabilité du client, palliez les risques en exigeant que ce dernier vous paie d’avance (une partie ou la totalité de la somme), en utilisant des lettres de crédit, en fixant un délai de paiement plus court ou en consentant une réduction en cas de paiement anticipé.

Un contrat de vente clairement formulé est le meilleur outil de prévention en matière de gestion de crédit, car il permet de définir les obligations de chaque partie et de réduire au minimum la possibilité d’un litige. Voici quelques règles d’usage pour rédiger des contrats dépourvus de toute ambiguïté :

• définissez avec précision les modalités de paiement et les obligations de toutes les parties
• ajoutez des dispositions d’annulation de l’accord de crédit conclu avec le client
• intégrez des clauses énonçant la manière dont les litiges seront réglés

Voici certaines situations nécessitant une réévaluation du dossier de votre client :

• votre client doit augmenter sa limite de crédit ou demande de nouvelles modalités de paiement
• vous n’avez réalisé aucune vente à crédit à ce client au cours de la dernière année
• les antécédents de ce client avec votre entreprise sont plutôt défavorables
• vous constatez un changement touchant la structure ou l’actionnariat de l’entreprise cliente
• vous observez des éléments problématiques laissant croire que la solvabilité du client a changé

Voici quelques recommandations pour instaurer des mesures de contrôle adéquates :

• définissez la répartition des responsabilités entre votre directeur du crédit et le personnel de vente, afin d’éviter tout conflit d’intérêts, et précisez qui est autorisé à approuver les limites de crédit;
  
• veillez à l’exactitude des dossiers, notamment en conservant les bons d’achat, les factures et la correspondance;
• créez un manuel où sont détaillés vos processus de gestion du crédit.