Vu l’éclosion généralisée de la COVID-19, les entreprises et les organisations des quatre coins du monde ont dû adopter le travail à distance. Les chefs d’équipe comprennent qu’il s’agit d’une mesure nécessaire pour protéger le personnel et pour freiner la propagation du nouveau coronavirus. Mais comme beaucoup d’entre eux le découvrent, leur rôle n’est pas du tout le même en ligne et en personne – et cela demande de nouvelles compétences en leadership.
C’est doublement éprouvant pour les gestionnaires, souvent portés à se juger durement. En effet, seuls 15 % de ces chefs s’estiment très efficaces, alors que 53 % jugent ne l’être que modérément. Et ça, c’est en temps normal. À l’heure actuelle, les gestionnaires tentent de diriger leur équipe à distance, sans formation sur les pratiques exemplaires à adopter. Bref, il leur faut largement improviser.
Le besoin de renforcer les équipes virtuelles m’est apparu pour la première fois il y a une trentaine d’années. J’animais un atelier qui comprenait un volet sur les équipes virtuelles, et une participante a levé la main pour demander : « Pourquoi nous parlez-vous d’équipes virtuelles alors que mon équipe n’est pas là? »
Mettant en évidence le manque d’information et de compréhension au sujet des équipes virtuelles et de leur renforcement, cette question a changé ma vie. Je me suis dit : « Pourquoi ne pas créer un cours de renforcement des équipes virtuelles qui serait donné virtuellement? »
Je suis donc rentrée chez moi et j’ai fondé Virtual Team Builders. Depuis, j’ai aidé des milliers de gestionnaires à réduire leurs coûts et à réaliser le plein potentiel de leur équipe grâce à la formation, à l’encadrement, à la consultation et à la conception. J’ai aussi écrit six livres, en format papier et numérique, sur le sujet. Et oui, mon entreprise repose sur une structure entièrement virtuelle.
Comme vous pouvez l’imaginer, la COVID-19 a fait que le téléphone ne dérougit plus à Virtual Team Builders. Il y a même une entreprise qui nous a appelés parce que son accompagnateur virtuel habituel est malade. D’autres se sont tournées vers nous parce qu’elles doivent poursuivre leurs activités pour rester à flot, mais ne savent pas par où commencer. D’autres encore se demandent quelle méthode privilégier pour motiver et diriger efficacement leurs équipes sur le terrain inconnu du télétravail.
Pour vous donner un coup de main, nous offrons du mentorat gratuit (sans blague, vous n’avez qu’à m’appeler!) et des webinaires gratuits, et nous versons des dons au GlobalGiving Coronavirus Relief Fund. Vous trouverez aussi une section de ressources gratuites sur notre site Web, et des stratégies de télétravail sur notre chaîne YouTube. Vos réflexions, commentaires et opinions sur le sujet sont les bienvenus!
Si votre entreprise adopte le travail à distance, lisez les cinq conseils suivants sur le renforcement des équipes virtuelles :
1. Voir le télétravail comme une occasion à saisir, et non une solution temporaire
Auparavant, les gestionnaires faisaient généralement appel à Virtual Team Builders dans le cadre d’une stratégie établie, surtout si leurs activités s’étendaient à l’extérieur des frontières canadiennes. Mais aujourd’hui, partout dans le monde, la COVID-19 force des millions d’équipes à travailler à distance, et bon nombre n’y sont pas préparées. Elles voient le télétravail comme une solution temporaire – dont elles seront débarrassées « quand les choses reprendront leur cours normal ».
Mais croyez-moi, le télétravail est là pour de bon. Comme après le 11 septembre, le SRAS, le SRMO, Ebola et bien d’autres grandes crises, les restrictions de déplacement et de rassemblement vont se répéter. C’est pourquoi le moment est venu d’outiller votre entreprise pour qu’elle puisse travailler à distance quand il le faut, au lieu de considérer cet arrangement comme une simple mesure temporaire.
Les avantages potentiels sont nombreux. L’adoption de méthodes de télétravail efficaces peut vous aider à :
- mieux communiquer avec vos clients et fournisseurs dans différents fuseaux horaires et vous adapter à leurs besoins;
- faire des affaires dans un marché de plus en plus mondialisé;
- accéder à la main-d’œuvre de partout;
- tisser des liens et tenir des réunions avec des employés et des fournisseurs dans de multiples lieux de travail;
- offrir de la formation et des possibilités de perfectionnement professionnel en ligne;
- donner aux employés l’option de travailler depuis la maison ou tout autre endroit;
- aider l’environnement en réduisant la taille des bureaux, les déplacements, les besoins de stationnement, etc.;
- économiser (environ 2 000 $ pour l’employeur et 7 000 $ pour l’employé-e par année);
- réduire le stress (à condition de bien vous y prendre, comme indiqué au point 3).
2. Apprendre à utiliser sa technologie
Il y a des préparatifs à faire pour assurer le bon fonctionnement des entreprises et des équipes en télétravail, et le choix de la bonne technologie est un excellent premier pas. Or, presque toutes les entreprises avec lesquelles j’ai travaillé ignoraient comment tirer pleinement parti de la leur.
Évidemment, une telle situation peut occasionner des retards et affaiblir l’engagement durant les réunions. Mais elle peut aussi priver votre équipe des meilleurs moyens de recevoir des communications, de transmettre de l’information, de collaborer, de faire des remue-méninges, de suivre et de gérer des projets, de consigner des changements, etc.
Heureusement, il existe toutes sortes de moyens de vous mettre à jour, vous et votre équipe. Presque tous les fabricants de technologies publient leurs guides d’utilisation en ligne, offrent des tutoriels vidéo, des présentations PowerPoint, des marches à suivre et même des services de dépannage et de clavardage gratuits.
Mais n’oubliez pas que cette formation technique vous indique seulement sur quels boutons appuyer; elle ne vous apprend pas à exploiter la technologie pour mobiliser ou diriger vos troupes, ou à collaborer virtuellement – ce que devrait savoir chacun de vos coéquipiers.
3. Savoir diriger une équipe sans compter sur la présence physique
Dans l’établissement d’une équipe virtuelle, l’implantation de la technologie ne représente que 10 % de l’équation. Les 90 % restants consistent à comprendre comment collaborer virtuellement.
Par exemple, contrairement à la croyance populaire, les employés sont plus productifs en télétravail—un avantage possible si on offre un bon encadrement. Chez eux, les employés tendent généralement à travailler quatre heures de plus par semaine et à répondre à des courriels après les heures normales. À mesure que le travail et la vie personnelle s’entrelacent, le stress et l’épuisement professionnel augmentent. Les employés ont donc besoin de chefs d’équipe solides qui fixent des limites et les aident à bien concilier ces deux sphères de leur quotidien.
Il est par ailleurs important pour les chefs d’équipe de raffiner leur communication virtuelle. La réduction de repères visuels peut entraîner des malentendus, accroître le sentiment d’isolement, miner la confiance et saper l’engagement. Les gens peuvent aussi craindre le télétravail : ne plus être à l’affût, réalisations qui passent inaperçues par la direction, promotions ratées par manque de visibilité.
Pour contrer ces risques, donnez une structure à votre équipe en établissant des règles régissant les interactions. Ces règles peuvent notamment porter sur :
- la collaboration au sein de l’équipe;
- les délais de réponse attendus;
- les modes de communication;
- le maintien des liens personnels et professionnels;
- la gestion des conflits;
- la communication des disponibilités et indisponibilités de chaque personne;
- tout autre besoin que vous souhaitez couvrir.
Pensez aussi à appliquer virtuellement la politique de la porte ouverte. Faites savoir à tout le monde que les lundis et les mercredis, de 10 h à midi, votre porte est ouverte, et que n’importe qui peut « entrer » pour discuter, qu’il soit question de travail ou de vie personnelle.
Autre pratique exemplaire : si quelques membres de l’équipe travaillent ensemble au bureau et d’autres à distance, évitez que s’installe un sentiment de « nous contre eux ». Par exemple, on voit souvent l’équipe au bureau qui peut jaser et rigoler, tandis que les collègues à l’externe, micro coupé, se sentent à l’écart. Pour égaliser les conditions de travail, envoyez tout le monde à distance – surtout à l’heure actuelle – et, autant que possible, donnez à tous la chance de prendre la parole pour stimuler leur engagement.
4. Faire confiance à son équipe
Même si la recherche a souvent démontré que le travail à la maison augmente la productivité, le concept préoccupe toujours certains chefs d’équipe : comment s’assurer que le personnel fait son travail?
La réponse : les livrables, soit le même indicateur qu’on utilise en personne. Les tâches sont-elles accomplies? Les échéances sont-elles respectées? La personne assiste-t-elle aux réunions? Sinon, parlez-lui. Mais si oui, laissez-lui une marge de manœuvre, à condition qu’elle prévienne les autres de sa non-disponibilité.
C’est d’autant plus important maintenant vu la fermeture des garderies et des écoles. Impossible d’asseoir son tout-petit dans une chaise haute pour huit heures d’affilée.
En donnant de la latitude à votre équipe, vous lui évitez d’avoir à jongler avec plusieurs tâches à la fois. Si la capacité de mener plusieurs tâches de front a déjà été considérée comme un atout, les études démontrent plutôt que cette pratique fait perdre 450 G$ par année aux entreprises du monde entier, tout en plombant la productivité personnelle. Pourquoi? Parce que l’employé passe 40 % de son temps productif en transition entre deux tâches. Et le risque accru de distraction et d’erreur n’aide certainement pas.
5. Créer des moments de rapprochement
Quand on travaille à distance, il est primordial d’aider son équipe à se souder grâce aux « moments de rapprochement ».
L’une de mes techniques favorites est celle que j’appelle « en attendant ». Par exemple, en attendant l’arrivé d’autres collègues à la réunion, ne vous contentez pas d’un simple tour de table sur les tâches en cours. Créez une diapositive où chaque personne présente une réalisation de la semaine dont elle est fière ou un truc qui pourrait être utile aux autres. Demandez-leur d’exprimer en un mot comment ils et elles se débrouillent actuellement, ou affichez une carte du monde et demandez où chaque personne aimerait aller quand tout reviendra à la normale. Créez un forum en ligne où vous collaborez, présenter des idées et discutez de vos expériences.
Autre moyen de resserrer les liens : téléphonez à vos leaders et équipiers. Mais gardez-vous d’aborder d’emblée les tâches à effectuer. Prenez d’abord des nouvelles, demandez comment vont les choses. Vous pourriez même organiser un souper ou vins-fromages virtuel, pourquoi pas? Laissez parler votre créativité!
Nous vivons des circonstances sans précédent, et le monde entier est uni par un même virus. Nous sommes tous dans la même situation. Alors, occupez-vous des personnes avant tout, les tâches viendront ensuite. Et si vous ne savez pas sur quel pied danser, n’hésitez pas à demander de l’aide. Consultez notre site Web, inscrivez-vous à l’un de nos webinaires gratuits ou donnez-moi un coup de fil pour obtenir du mentorat sans frais.
Faites appel aussi à notre centre de soutien aux équipes virtuelles pour vous guider vers l’excellence avec votre équipe.
- COVID-19 Proves It: Virtual Teams are the New Normal : Ce rapport explique pourquoi tout personnel résilient doit savoir travailler virtuellement.
- Supporting Virtual Teams in a COVID-19 Environment: Vous y trouverez les dernières études et données sur les équipes virtuelles pour planifier la transition au travail à distance.
- Surviving and Thriving in a Coronavirus Environment: un guide incontournable sur les rudiments du télétravail et le maintien de la productivité et du moral de l’équipe.
- Seven Deadly Sins of Virtual Teams décrit les faux-pas communs du télétravail et comment les éviter.
- The Virtual Team Leader’s Guide to Success vous propose de précieux conseils sur la tenue de réunions, la gestion du mode multitâche, le développement de la resilience, etc.
- Les vidéos de notre nouvelle chaîne YouTube présentent des astuces que vous pouvez adopter tout de suite au profit de votre équipe virtuelle.
