COVID-19 : préserver l’intégrité de son entreprise

Au début de l’année, personne n’aurait pu prédire l’onde de choc sans précédent que causerait le coronavirus à l’échelle mondiale ni la souffrance humaine et les profonds bouleversements économiques qui en découleraient. L’arrêt soudain des déplacements et les mesures strictes de distanciation sociale ont eu des répercussions considérables sur la plupart des entreprises qui, en cette période d’incertitude croissante, se doivent d’évaluer et d’atténuer les risques émergents de crimes financiers, particulièrement en matière de fraude et de corruption.

La pandémie a mis des bâtons dans les roues des entreprises et entravé les activités de presque tous les secteurs. Et la pénurie de biens essentiels n’était que la pointe de l’iceberg : se cachaient sous la surface le manque de matières premières, la réduction des capacités et l’arrêt de la production qui ont affligé la Chine, puis le reste du monde.

Évolution de la fraude et de la corruption

Changer son modèle d’affaires sans suivre un processus de gestion des risques adéquat

Quand la COVID-19 a frappé, les entreprises ont dû prendre rapidement des décisions difficiles, par exemple :

• réorganiser sans tarder leurs chaînes d’approvisionnement, au pays ou à l’étranger;
• passer d’un modèle de distribution « de l’entrepôt au magasin » à une approche « de l’entrepôt au client »;
• passer des ventes en magasin aux ventes en ligne.

En prenant ce genre de décision à la hâte, sans bien faire ses recherches à la phase d’établissement de la relation et sans évaluer adéquatement les risques, on peut finir par se retrouver avec des partenaires à la fiabilité douteuse ou visés par des restrictions, et de ce fait, par faire face à des perturbations, à des problèmes juridiques et à des atteintes à la réputation.

Bien que de nombreuses entreprises annoncent fièrement leur plan de transformation numérique complète visant à exploiter au maximum les possibilités, mieux vaut prendre son temps pour mettre en place les mesures de sécurité et de contrôle ainsi que les formations sur la cybersécurité qui s’imposent.

Pourquoi? Parce que les cyberattaques et les cas d’altération et d’utilisation inappropriée des données s’intensifient, en raison de la faiblesse des technologies maison, du manque de ressources et de la montée fulgurante des tentatives de vol de renseignements durant la pandémie.

Hausse des incitatifs à la fraude et aux décisions contraires à l’éthique

Le triangle – ou cadre – de la fraude, qui montre ce qui pousse les gens à commettre une fraude, définit trois facteurs de risque : 

1. Pression
2. Opportunité
3. Rationalisation

Plus la pression s’accentue et les contrôles s’allègent durant la crise, plus il peut être difficile de distinguer les gens de confiance des contrevenants; on peut alors plus facilement basculer dans le mauvais camp, en justifiant des actions qui semblaient auparavant inconcevables.

Sous prétexte de régler les difficultés financières et les problèmes de liquidités de l’entreprise, la haute direction peut prendre sur un coup de tête des décisions douteuses ou même délibérément falsifier les états financiers pour répondre aux attentes des parties prenantes.

Par ailleurs, en raison de l’assouplissement des contrôles internes dû à la modification indispensable des processus, aux mises à pied ou au télétravail, sans oublier la peur de perdre son emploi ou la fausse impression qu’il n’y a pas d’autres options, certains employés peuvent être poussés à commettre une fraude, surtout si leur gagne-pain est en jeu.

Hausse du risque dans les processus d’approvisionnement d’urgence

Selon le guide Prévention de la corruption dans les marchés publics de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), les contrats publics sont considérés comme étant fortement exposés à la corruption, surtout dans les pays à risque élevé et les territoires surveillés. Les risques de corruption et ceux liés à l’intégrité sont amplifiés par la complexité du processus, la promiscuité entre les autorités publiques et les entreprises, et la multitude de parties prenantes.

Devant l’urgence sanitaire de fournir à un rythme accéléré plus de biens et de services, les Administrations peuvent décider de simplifier et d’assouplir les processus d’approvisionnement applicables. Or ce phénomène peut entraîner une atteinte à l’intégrité découlant du risque de fraude, comme le recrutement de fournisseurs louches ou d’imposteurs, la surfacturation, la corruption et d’autres pratiques illégales ou contraires à l’éthique.

Appliquer les mesures adéquates de protection de l’intégrité et de la transparence

Adopter une approche axée sur les risques pour assurer une bonne gouvernance, l’intégrité de l’entreprise et l’exécution des contrôles internes

Quand on adapte son modèle d’affaires aux réalités de la COVID-19, il faut s’assurer que son système de gestion des risques d’entreprise prévoit les mesures de contrôle des risques et les mécanismes de protection nécessaires pour prévenir la fraude et la corruption sur le plan stratégique, tactique et opérationnel. En évaluant l’appétit pour le risque de votre organisation et en connaissant son profil de risque, vous pouvez élaborer et tenir à jour une bonne structure de gouvernance ainsi que les stratégies d’atténuation et les contrôles internes qui s’imposent.

À cette fin, l’adoption d’une approche axée sur les risques proportionnelle vous permettra de détecter, d’évaluer et de contrôler les risques, et de bien affecter les ressources là où elles seront le plus utiles. Ce type d’approche doit également tenir compte d’autres facteurs, comme les lois et les règlements, les attentes des parties prenantes, les technologies, les ressources disponibles et le degré de maturité des processus.

Il ne faut pas négliger les contrôles internes et les processus de contrôle préalable ni penser que la tâche est terminée une fois que ceux-ci sont en place. Il s’agit d’un exercice continu qui touche toutes les activités principales de l’entreprise, en fonction de l’approche axée sur les risques et de l’appétit connexe. Pour maintenir le cap et préserver sa valeur, il est essentiel de prendre les devants quant à la gestion des risques relatifs à la COVID 19 et aux démarches de contrôle préalable nécessaires, de façon à atténuer les effets défavorables associés aux activités.

Promouvoir la bonne culture et les bonnes valeurs dans l’organisation

Implanter une culture du risque rigoureuse, qui définit les valeurs ainsi que les principes d’éthique et d’intégrité de l’entreprise, n’a jamais été aussi primordial que durant la crise. Inutile de se doter d’un système de gestion de la fraude si on ne suit pas les procédés en place; de plus, il est essentiel que les employés qui se servent du système en comprennent l’importance.

La bonne exécution de votre stratégie d’affaires repose en grande partie sur l’état d’esprit et le comportement des employés et des équipes, qu’ils travaillent à l’avant-scène ou en coulisses. Pour tout le monde, la direction en tête, la culture de risque doit être au cœur de la stratégie de gestion des risques de fraude.

Pour donner le ton, les cadres supérieurs doivent diriger par l’exemple et s’assurer que les règles de gestion des risques et de conformité sont détaillées et appliquées à l’échelle de l’entreprise. Tous les membres de la direction doivent recevoir de l’information et une formation sur la gestion des risques, suivre les politiques de gestion des risques et veiller à leur application, et s’assurer que les communications sur les risques et l’intégrité sont continuellement et efficacement transmises aux employés des échelons inférieurs.

Quand une entreprise dispose d’une culture du risque inclusive, les employés comprennent bien ses valeurs et les limites à ne pas franchir. Pour ce faire, il faut mettre en place les canaux et les processus qui leur permettront de parler ouvertement des risques et de signaler les cas problématiques ouvertement ou sous le couvert de l’anonymat.

Adopter une ligne de conduite responsable des affaires

La prévention de la fraude ne devrait pas se limiter au cadre de l’entreprise. Le mécanisme doit avoir une incidence positive sur son milieu et faire intervenir activement ses parties prenantes. Adopter une ligne de conduite responsable des affaires, c’est faire en sorte que ses partenaires comprennent et appliquent ses politiques de gestion des risques. De plus, on s’assure ainsi que les actions de son organisation reflètent son intégrité et témoignent publiquement de ses principes d’éthique et de ses valeurs.

Comme l’indique le guide de conduite responsable des entreprises à l’étranger d’Affaires mondiales Canada, ce type de conduite accroît non seulement vos chances de réussir en affaires, mais peut également favoriser les retombées économiques à grande échelle dans les pays où vous exercez des activités.

Pour établir un cadre d’autoréglementation solide et assurer une bonne gouvernance, on peut commencer par suivre les conseils du Guide OCDE sur le devoir de diligence pour une conduite responsable des entreprises. Le document offre des pistes de solution aux problèmes environnementaux, sociaux et de gouvernance engendrés ou aggravés par la crise.

Enfin, il faut savoir qu’il n’y a pas de recette miracle. Mais la pandémie qui s’étire a mis en évidence l’importance de continuellement évaluer sa culture du risque et d’y apporter les ajustements nécessaires pour améliorer sa capacité de résilience et agir de façon responsable et transparente. C’est ainsi que tout le monde pourra évoluer sur des marchés fiables et plus prospères.

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