C’est une réalité du commerce mondial dont Dan Demers est trop souvent témoin.
« Pour une PME exportatrice, les formalités administratives peuvent représenter un des plus grands défis », affirme le cofondateur d’International Documents Canada (IDC), une société d’Ottawa qui offre des services de légalisation et d’authentification aux particuliers et aux entreprises. « La transaction est conclue, le financement et la logistique sont en place; puis, la cargaison reste bloquée quelque part à cause d’une erreur dans la paperasse. C’est non seulement frustrant, mais aussi très coûteux. »
Pour Jason Scheib, directeur des ventes du fabricant de pièces d’automobiles et de véhicules amphibies Ontario Drive & Gear, les PME qui envisagent d’exporter doivent avant tout évaluer le coût des formalités administratives.
« Elles doivent bien comprendre les dépenses associées à l’exportation, par exemple celles engagées pour obtenir la bonne documentation relative à l’expédition et aux inspections. C’est toujours plus cher et compliqué qu’on le pense », observait-il dans Exportateurs avertis en décembre dernier.
Bien qu’aujourd’hui, les documents numérisés (accords, dossiers de conformité) et les fonds voyagent à la vitesse de la lumière, l’essentiel du commerce international repose encore sur des systèmes de documents papier.
« C’est ce qui est à l’origine d’un obstacle parmi les plus courants et les plus mal compris : l’authentification et la légalisation des documents pour l’étranger, soutient M. Demers. Et pour compliquer les choses, chaque pays a ses propres exigences. »
Suivre la procédure
Souvent, pour qu’un document canadien soit accepté dans un pays étranger, il doit porter la signature d’un avocat ou d’un notaire, qui est ensuite « authentifiée » par Affaires mondiales Canada à Ottawa. Le document, maintenant marqué du sceau officiel du gouvernement canadien, peut alors être légalisé par l’apposition du cachet consulaire à l’ambassade ou au consulat du pays de destination. Ainsi, une entreprise de Waterloo devra envoyer son document par la poste à Affaires mondiales Canada, à Ottawa, et ensuite au consulat du pays de destination à Toronto ou à son ambassade à Ottawa.
Le document arborant les deux sceaux officiels est maintenant authentifié et légalisé, et a une valeur juridique dans le pays étranger. Ce processus s’applique à une vaste gamme de pièces documentaires, y compris les certificats d’origine, de vente libre et de conformité aux bonnes pratiques de fabrication ainsi que les cotes de sécurité.
« Selon le pays de destination, cette démarche peut être fastidieuse et compliquée, note M. Demers. Certains clients viennent nous voir après avoir essuyé trois refus, parce qu’ils n’avaient pas posé les bonnes questions ou que l’ambassade n’avait pas été claire quant aux exigences. Comme dans tout, les relations et l’expérience sont cruciales. »
Naviguer dans le processus
Il y a quelques années, l’expertise et l’expérience de M. Demers ont été salutaires pour une femme de Toronto. Pendant qu’il faisait la file dans une ambassade étrangère, il l’a entendue exprimer sa frustration après que ces documents eurent été rejetés pour la quatrième fois.
« Elle avait passé plus d’un mois à essayer de faire certifier ses documents par la poste, raconte-t-il. À bout de nerfs, elle avait dépensé 500 $ pour prendre l’avion et venir le faire en personne, à Ottawa. Mais elle n’arrivait toujours pas à obtenir les réponses voulues. Je suis donc intervenu, et nous avons résolu ce problème – minime – en seulement quelques minutes. »
Malheureusement, ce n’est pas un cas isolé.
« Chaque jour, des exportateurs d’ici nous appellent pour avoir les renseignements les plus récents sur les exigences particulières d’un pays. Après des semaines d’attente, ils s’aperçoivent que leurs documents ont été rejetés parce qu’ils ne répondaient pas aux exigences, qui, dans bien des cas, n’étaient même pas affichées sur le site Web de l’ambassade. Ce processus est un passage obligé pour exporter, mais il peut causer d’énormes frustrations et faire rater beaucoup d’occasions. »
Pour Wilbur-Ellis, un des géants nord-américains du commerce et de la distribution de produits agricoles, d’aliments pour animaux et de produits chimiques spécialisés, IDC est devenue une ressource précieuse.
« Naviguer les méandres du processus d’authentification et de légalisation peut être compliqué », souligne Mikiko Adams, spécialiste en documents d’exportation pour la division de Vancouver (Washington). « IDC rend le processus beaucoup moins stressant, nous fait économiser des ressources et un temps précieux et nous aide à respecter nos échéances et à gérer le processus. »
Trouver des réponses
Pour M. Demers, IDC est là pour aider les exportateurs canadiens.
En plus d’offrir un corpus d’articles sur son site Web, IDC a un numéro sans frais où les exportateurs peuvent appeler pour obtenir des conseils gratuitement. Une entreprise peut lui confier l’ensemble du processus, moyennant un tarif qui varie selon le type de document et le délai d’exécution.
« Nous sommes toujours heureux d’aider les exportateurs canadiens, et je pense qu’ils peuvent s’épargner beaucoup de frustration en nous appelant au tout début du processus pour obtenir des conseils gratuits, ajoute-t-il. Nous pouvons les aider à s’y retrouver dans les formalités, pour que cette portion de leur parcours d’exportation se fasse sans tracas. »
