Systèmes ACH et ACE : simplifier ses exportations vers les É.-U.

Pour les entreprises canadiennes qui exportent vers les États-Unis, le recours à des processus efficaces pour satisfaire aux exigences douanières est un élément essentiel de leur succès, surtout au vu des récents changements tarifaires qui ont une incidence sur nos deux pays.

Les systèmes ACH (Automated Clearing House) et ACE (Automated Commercial Environment) sont conçus pour rationaliser ces processus. Résultat : il est plus facile et plus efficace d’acheter et de vendre à l’international.

Cet article se veut un guide complet : il vous aidera à comprendre les systèmes ACH et ACE, à savoir comment en tirer parti et à connaître les démarches pour s’inscrire aux services destinés à faciliter les paiements transfrontaliers.

Comprendre les systèmes ACH et ACE

Les exportateurs qui veulent accéder au marché étatsunien ont de meilleures chances de réussir s’ils sont en mesure d’utiliser le système ACH et s’ils accèdent au portail ACE.

Qu’est-ce que le système ACH?

ACH est un réseau électronique de transfert de fonds. Il permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des fonds efficacement et en toute sécurité. Il est largement utilisé pour les paiements récurrents, la paie et le règlement de factures. Lorsqu’une entreprise rémunère un employé au Canada au moyen d’un transfert électronique de fonds (TEF), soit l’équivalent d’un paiement ACH.

Le système ACH peut également être utilisé pour payer des droits, taxes et frais au service étatsunien des douanes et de la protection des frontières (CPB). Les paiements peuvent prendre la forme de crédits et de débits, bien que la version crédit exige que les exportateurs aient un compte bancaire aux États-Unis.

« La plupart des banques qui ont une présence aux États-Unis faciliteront l’ouverture d’un compte à partir du Canada », soutient Someyita Bictogo, gestionnaire relationnelle à Exportation et développement Canada (EDC). Mais pour envoyer des paiements par courriel sécurisé, vous devez fournir une pièce d’identité.

Bien qu’il puisse être utilisé à l’international, on fait surtout appel au système ACH pour les transferts à l’intérieur des États-Unis.

Les avantages du système ACH :

• La rentabilité : Les transactions ACH coûtent généralement moins cher (elles sont souvent gratuites) que les paiements par carte de crédit ou les virements bancaires. « Si votre courtier ou quelqu’un d’autre paie des droits en votre nom, ils ajouteront une commission de décaissement ou des frais de transfert de fonds, que vous devrez acquitter en plus de vos droits. En payant vos droits directement, vous éliminez ces frais, et avec l’augmentation des tarifs douaniers, tout le monde cherche un moyen d’économiser un peu », explique Breanna Leininger, vice-présidente des opérations aux États-Unis pour Pacific Custom Brokers inc.
• La fiabilité : Le système ACH prend en charge les paiements structurés et récurrents, ce qui le rend idéal pour les entreprises. Selon M^me Leininger, « en jumelant votre paiement ACH à certains éléments, comme le relevé mensuel périodique, vous obtenez une date de paiement fiable. Ainsi donc, une fois par mois, vous avez votre paiement pour tous vos droits, plutôt que d’avoir à faire ces transferts tous les jours ou chaque fois que vous avez une écriture. » C’est aussi un bon moyen de ne pas manquer de paiements, dit-elle. Toutefois, les délais de traitement peuvent être plus lents qu’avec d’autres formes de paiement.
• La sécurité : Les transferts ACH sont fortement protégés en vertu des lois fédérales des États-Unis. Ils offrent également une plus grande souplesse en cas d’annulation d’une transaction, car ils sont traités par lots sur plusieurs jours, ce qui offre souvent un sursis permettant l’annulation.

Qu’est-ce que le système ACE?

Le portail ACE (Automated Commercial Environment), géré par le CBP, a pour but d’automatiser et de simplifier le processus d’importation. Il sert de guichet unique pour le traitement de toutes les transactions. De ce fait, il réduit les formalités administratives et améliore la conformité. Il permet aux entreprises de déclarer et de gérer leurs activités d’importation et d’exportation par voie numérique, ce qui facilite le processus de dédouanement. M^me Leininger croit qu’il est judicieux d’avoir un compte pour démontrer votre interaction avec les douanes et que les outils de déclaration qu’il contient sont très utiles.

Les avantages du système ACE :

• L’automatisation : Le système ACE automatise l’envoi des données d’importation et par le fait même diminue la probabilité d’erreurs manuelles.
• La réduction des formalités administratives : Le système ACE élimine le besoin de remplir plusieurs formulaires et simplifie le processus douanier.
• L’amélioration de la conformité : Le système ACE aide les entreprises à se conformer aux réglementations douanières étatsuniennes, ce qui évite le paiement de pénalités.
• La prévisibilité : Comme il s’agit d’un système géré par le CBP, il donne à l’exportateur l’avantage de la prévisibilité sur un marché d’exportation dont les politiques commerciales ont évolué rapidement au cours des dernières semaines.
   

• Un traitement plus rapide : En soumettant les documents par voie électronique, les exportateurs peuvent accélérer le traitement aux points d’entrée.
• Une meilleure visibilité : Le système ACE facilite le suivi de l’état de vos envois de marchandises.
• Davantage d’exactitude : Parce que vous pouvez accéder à vos renseignements par voie électronique après avoir envoyé votre déclaration, le système ACE vous permet de corriger les erreurs plus facilement, car cela peut être fait en ligne.

Utilisation des systèmes ACH et ACE : de réels avantages pour les exportateurs canadiens

Efficacité et automatisation

Les systèmes ACH et ACE automatisent les processus douaniers et, du coup, réduisent le besoin d’intervention manuelle et le nombre d’erreurs. Les tâches comme le paiement des droits et la soumission des données d’exportation sont simplifiées avec à la clé des économies de temps et d’efforts.

Économies

En réduisant les coûts administratifs et en conseillant l’exportateur sur les économies potentielles sur les tarifs douaniers et les droits, les systèmes ACH et ACE offrent des avantages financiers considérables. Remarque : des ressources supplémentaires, comme des logiciels, peuvent être nécessaires pour créer un compte dans le système ACE.

« Le système ACE sert à améliorer les nouvelles normes en cours d’établissement entre le Canada et les États-Unis en matière d’importation et d’exportation. Il simplifie les procédures très fastidieuses liées aux douanes », explique Victoria Shnaider, cheffe de l’exploitation et directrice des ventes chez KidsVip, un fabricant canadien de véhicules jouets télécommandés où les enfants peuvent prendre place.

« Cela pourrait mener à des processus simplifiés et à une meilleure visibilité pour le suivi des expéditions, mais l’apprentissage du processus est laborieux et les entreprises ont souvent besoin d’un logiciel tiers ou d’un courtier en douane pour utiliser toutes les fonctionnalités du système, poursuit M^me Shnaider. La plupart des entreprises utilisent le système ACE de concert avec des systèmes de planification des ressources d’entreprise ou des logiciels logistiques déjà en place pour simplifier la conformité et la production de déclarations. »

M^me Leininger affirme que le système ACE est « plutôt difficile à utiliser de sorte qu’il est vraiment compliqué de s’assurer que les données sont envoyées en temps opportun, car la quantité de renseignements à colliger est immense. Toutefois, en ce qui concerne la visibilité et le contrôle, on gagne beaucoup à utiliser le portail ACE. »

Le CBP fournit des conseils de formation sur le portail ACE.

Amélioration de la conformité

La capacité accrue de se conformer aux réglementations douanières des États-Unis permet d’éviter les pénalités et assure le bon fonctionnement du processus.

Suivi et envoi des déclarations en temps réel

L’accès en temps réel aux données sur les expéditions et les paiements améliore la transparence et la prise de décisions.

Les obstacles à l’inscription

Vous devez avoir un compte bancaire aux États-Unis

Un compte bancaire aux États-Unis est indispensable pour les transactions ACH. Si certaines banques permettent aux entreprises canadiennes d’ouvrir un compte bancaire aux États-Unis, cela ne signifie pas d’emblée qu’il sera possible de le faire à distance. Pour ouvrir un compte aux États-Unis, les propriétaires d’une entreprise individuelle peuvent utiliser leur numéro d’assurance sociale (NAS) au lieu d’un numéro d’identification d’employeur, qui est un identifiant unique attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) aux entreprises en exploitation aux États-Unis. Pour les comptes commerciaux, il faut fournir un numéro d’identification d’employeur ou un numéro d’identification fiscale.

Certaines banques canadiennes qui exercent leurs activités aux États-Unis offrent des services bancaires transfrontaliers qui vous permettront de transférer des fonds en ligne entre vos comptes d’affaires canadiens et étatsuniens, le tout sans frais supplémentaires. Ces comptes facilitent également la réception de paiements aux États-Unis et le dépôt de chèques des États-Unis par voie électronique. Certaines offrent aussi des services de change et de paiement par virement bancaire, des chèques de banque et des traites internationales dans les principales devises.

Comprendre le processus de demande pour les systèmes ACH et ACE

Le processus de demande pour les systèmes ACE et ACH comprend plusieurs étapes, dont des formulaires à remplir et des documents qu’il faut obligatoirement fournir :

Étape 1 : Préparez vos documents

Parmi les documents exigés, il y a vos numéros d’identification fiscale, le détail de vos comptes bancaires et les renseignements sur votre entreprise.

Étape 2 : Remplissez la demande pour le système ACH

Remplissez avec soin la demande pour les paiements ACH par débit (formulaire 400 du CBP) et la demande pour les paiements ACH par crédit (formulaire 401 du CBP).

Étape 3 : Soumettez votre demande

Envoyez la demande au bureau approprié du CBP par courriel ou par la poste.

Étape 4 : Examen et approbation du CBP

Le CBP examine la demande, ce qui prend généralement quelques semaines. Vous devez être prêts à régler les problèmes éventuels relevés pendant le processus d’examen.

Étape 5 : Configurez votre compte ACE

Créez un compte ACE et associez-le à votre compte ACH. Utilisez le portail ACE pour gérer vos activités commerciales et accéder à diverses fonctionnalités.

Remarque : Souvent, le plus grand défi pour vous inscrire et créer ces comptes est de bien comprendre les exigences et de faire en sorte que tous les renseignements sont exacts. Un courtier en douane peut vous aider à relever ce défi.

Les délais à prévoir et des conseils pour réussir

Délais pour la configuration des paiements ACH et ACE

Les délais de traitement des demandes d’accès aux systèmes ACH et ACE varient, mais vous devez généralement prévoir quelques semaines. Si tous vos documents sont complets et que vous répondez rapidement aux demandes de renseignements du CBP, il est possible que les délais soient plus courts.

Conseils pour une configuration sans tracas

• Assurez-vous que tous les documents sont complets et remplis avec exactitude.
• Répondez rapidement à toute demande du CBP.
• Faites appel aux ressources et au soutien offerts par le CBP et d’autres organismes pour bien suivre le processus.

Les systèmes ACH et ACE rationalisent les processus douaniers

Le recours aux systèmes ACH et ACE (en particulier, si vous combinez les deux) peut considérablement rationaliser le processus douanier pour les entreprises canadiennes exportant aux États-Unis. En automatisant les paiements et la soumission de données, en allégeant les formalités administratives et en améliorant la conformité, ces systèmes peuvent offrir des avantages considérables. Même si la navigation dans le portail ACE peut être peu conviviale, les entreprises canadiennes qui exportent vers les États-Unis devraient profiter des services électroniques pour améliorer leur efficacité et demeurer conformes dans un environnement commercial en évolution.

Soutien d’EDC

Pour en savoir plus sur les systèmes ACH et ACE et sur ce qu’Exportation et développement Canada (EDC) peut faire pour vous aider à vous préparer en vue de vos futures exportations vers les États-Unis, consultez notre Centre aide-export et notre page de renseignements sur le marché américain.

Pour obtenir des réponses à propos des tarifs douaniers, consultez notre liste de vérification sur le sujet.

Pour réduire davantage les risques liés à l’exportation en période de volatilité, la Garantie de facilité de change d’EDC vous aide à protéger vos profits contre la fluctuation des taux de change, alors que notre Assurance crédit vous protège contre les risques de non-paiement.