Conformité et logistique : ce que vous ignorez peut vous coûter cher

Les perturbations des chaînes d’approvisionnement ont fait grand bruit ces dernières années, et il semble difficile d’imaginer qu’un défi supplémentaire vienne encore compliquer la situation. Heureusement, les coûts d’expédition des conteneurs sont pratiquement revenus aux niveaux prépandémiques, et de nombreux problèmes mondiaux ont été réglés. Mais il reste un élément qui vous a peut-être échappé : les autorités douanières de plusieurs pays s’activent actuellement à resserrer la réglementation du commerce, ce qui pourrait avoir de lourdes conséquences sur vos activités et votre rentabilité.

« Je suis dans le métier depuis 30 ans et je n’ai jamais rien vu de tel. Plusieurs centaines de changements aux réglementations douanière et commerciale ont été effectués dernièrement un peu partout dans le monde. Si vous œuvrez dans le domaine de l’import-export, il est essentiel de surveiller de très près cet enjeu », explique Tracey Speares, gestionnaire de la conformité commerciale à MARS Canada, un géant de la confiserie.

Dans la foulée de la COVID-19, elle observe que la réglementation douanière est de plus en plus utilisée par les gouvernements comme mécanisme pour imposer des sanctions et générer des revenus. Le nombre d’audits a aussi augmenté de manière significative, particulièrement en ce qui a trait à l’établissement de la valeur et au pays d’origine. Son conseil aux exportateurs : faites attention et portez attention.

Pour vous conformer à la réglementation douanière, vous devez mener vos activités dans le respect des règlements et des procédures applicables aux produits que vous importez d’un territoire douanier donné ou que vous exportez dans ce territoire. Dans le cas contraire, vous vous exposez à de graves ennuis. Par exemple, vos produits risquent de ne pas être livrés à temps, car ils seront retenus à la douane et vous devrez en outre acquitter des droits supplémentaires et des amendes.

Pourtant, il existe une façon de vous prémunir contre ces impacts négatifs : concevoir votre propre programme de conformité des exportations. À la fin de cet exercice, vous aurez rédigé un ensemble de lignes directrices détaillant le processus à suivre, de même que les responsabilités de chacun des employés touchés par le programme.

Voici les neuf éléments clés d’un programme de conformité efficace (en anglais seulement), selon le département du Commerce des États-Unis :

1. Soutien de la direction
2. Évaluation continue des risques
3. Établissement d’un programme écrit de gestion et de conformité des exportations
4. Formation en matière de conformité
5. Sécurité et conformité des exportations de bout en bout
6. Gestion des documents
7. Surveillance et audits
8. Programme de traitement et de signalement des problèmes de conformité et des violations
9. Mise en œuvre de mesures correctives

Ce type de programme peut paraître ardu à première vue, mais comme pour la plupart des mesures proactives, ses avantages à long terme sont immenses. Tracey Speares recommande de miser sur la simplicité. Évaluez vos processus à l’interne pour en cerner les faiblesses avant de recevoir une demande officielle d’audit de la part d’une autorité douanière. Voyez-y vous-même, ou demandez à une entreprise indépendante de le faire pour vous. Assurez-vous néanmoins de suivre la réglementation canadienne sur les importations et les exportations au moment d’établir votre programme.

On croit souvent à tort que la conformité aux exigences douanières s’amorce lorsqu’un produit franchit une frontière. Mais comme le fait remarquer Tracey Speares, c’est au tout début qu’il faut s’en préoccuper – idéalement pendant le processus de recherche et développement. Il faut ensuite continuer d’en intégrer les principes jusqu’à la livraison finale au client.

Chaque exportateur doit s’attendre tôt ou tard à être soumis à un audit des douanes. L’une des premières questions que l’agent des douanes vous posera est la suivante : avez-vous une marche à suivre documentée, comme une procédure d’exploitation normalisée? Il s’agit d’un document essentiel qui détaille l’ensemble des modalités convenues entre vous et vos partenaires de logistique et de chaîne d’approvisionnement.

Vous devrez personnaliser cette procédure en fonction de vos besoins, mais voici les principaux éléments à y préciser :

• transporteur utilisé
• mode de transport
• Incoterms
• directives d’exploitation
• principaux contacts
  a. instructions de paiement du fret

Le transitaire est l’un des partenaires clés à intégrer à votre procédure d’exploitation normalisée. Sa responsabilité consistera à déterminer chacun des corridors commerciaux requis au sein de votre chaîne d’approvisionnement générale. Le transitaire est un intermédiaire indispensable : c’est à lui que revient de coordonner les expéditions par l’entremise de divers transporteurs aériens, ferroviaires, routiers ou maritimes.

Bien qu’il ne s’occupe pas des expéditions comme telles, il connaît le marché et peut négocier les meilleurs tarifs grâce à des partenariats bien établis. Si vous n’êtes pas un expéditeur à fort volume – remplissant des conteneurs entiers de marchandises – votre transitaire vous fera profiter de tarifs réduits en concluant des ententes de groupage de fret.

« Les entreprises qui utilisent les services de transitaires réalisent des économies à long terme, non seulement en profitant des tarifs réduits qu’ils offrent grâce à leurs volumes importants, mais aussi en évitant les retards de livraison éventuels et les maux de tête qui les accompagnent », indique Arnon Melo, président de Mellohawk Logistics (site en anglais) et président actuel de l’Association des transitaires internationaux canadiens (ATIC).

L’un des principaux atouts d’un transitaire de bonne réputation dont vous songez à retenir les services est son réseau de partenaires dans les pays où vous exportez. Selon Arnon Melo, la législation évolue continuellement. Or, vous tenir au courant des changements de réglementation à l’international peut faire toute la différence entre la livraison ou non de vos produits à temps et dans le respect de votre budget.

Il n’est pas si difficile de trouver un bon transitaire : l’ATIC fournit en effet un répertoire des membres qu’il est possible de consulter par nom, par code de transporteur ou par ville. Exportation et développement Canada (EDC) propose aussi l’outil EnListe, qui vous évite des heures de recherche en proposant une liste de fournisseurs de service qui ont fait leurs preuves.

Comme pour tous les autres aspects de votre entreprise, c’est à vous que revient la responsabilité de prendre des décisions éclairées. S’il est indispensable de vous entourer d’experts comme des conseillers en conformité douanière et des fournisseurs de services logistiques, il est tout aussi important de bien comprendre le territoire qu’ils desservent.