Prévenir et limiter les pertes

Si vous présentez une demande d’indemnisation, vous devez être en mesure de prouver que :

• la dette existe bel et bien (c’est-à-dire que le client vous doit une somme précise);
• les biens ont été expédiés ou les services offerts au client selon les modalités du contrat.

Il est plus facile de prouver ces faits si vous pouvez fournir les documents ou renseignements suivants :

• contrat ou bon de commande;
• renseignements sur le crédit du client (sauf si nous l’avons officiellement approuvé);
• preuve d’expédition, comme un connaissement, une lettre de transport ou un accusé de réception du client;
• preuve de suivi des retards de paiement.

En conservant les documents appropriés, vous aurez en main toute l’information nécessaire pour présenter une éventuelle demande d’indemnisation.

Contrats et bons de commande
La meilleure façon de prouver l’existence d’une dette est de disposer d’un contrat ou d’un bon de commande ayant force obligatoire. Toute modification aux modalités de ces documents doit être consignée par écrit.

N’oubliez pas : en tant que partie au contrat, vous devez respecter les obligations qui vous incombent. Si vous êtes dans l’impossibilité d’expédier les biens comme prévu ou à temps, nous vous suggérons d’obtenir le consentement écrit du client pour faire des expéditions partielles ou reporter la date d’expédition.

À tout le moins, les contrats et les bons de commande devraient toujours :

• être établis par écrit, datés et signés par les deux parties;
• contenir le nom légal complet du vendeur et de l’acheteur;
• décrire clairement les biens ou services vendus;
• indiquer le prix, la devise, les modalités de paiement et le calendrier de livraison.

Autres façons de prouver l’existence d’une dette
Voici d’autres situations qui peuvent s’appliquer :

• Le client vous a envoyé un chèque au montant total dû, mais celui-ci a été retourné pour provision insuffisante.
• Vous détenez une traite ou un billet à ordre signé par le client.
• Le client reconnaît l’existence de la dette par écrit et indique qu’il ne vous paiera pas d’ici la date d’échéance.
• La dette est confirmée par un syndic de faillite.

Pour avoir tous les renseignements pratiques à portée de la main, téléchargez notre aide-mémoire sur les demandes d’indemnisation.

Donner suite sans tarder aux comptes clients en souffrance est une pratique financière prudente, qui s’est avérée efficace pour éviter les pertes. La façon de procéder varie selon le solde du compte :

• Compte en souffrance de 100 000 $ ou moins
  Pour la plupart des polices, vous n’avez pas à déclarer les comptes en souffrance de 100 000 $ ou moins et ils sont seulement considé une perte lorsque-vous pouvez présenter une demande d’indemnisation pour les montants toujours impayés 120 jours après la date d’échéance. Avant de la présenter, vous pouvez demander que le compte soit confié à une agence de recouvrement, auquel cas vous bénéficierez du taux préférentiel dont nous avons convenu. Pour en savoir plus sur la déclaration des comptes en souffrance et connaître le délai d’admissibilité prévu dans votre police, consultez la section sur les demandes d’indemnisation et les comptes en souffrance du Certificat de couverture pour chaque évènement assuré.
• Compte en souffrance de plus de 100 000 $
  Tous les comptes de plus de 100 000 $ en souffrance depuis plus de 60 jours doivent être déclarés à EDC. Pour en savoir plus sur la déclaration des comptes en souffrance, consultez la section sur les demandes d’indemnisation et les comptes en souffrance du Certificat de couverture.

Déclaration d’un compte en souffrance
Vous pouvez déclarer un compte en souffrance en ligne depuis notre plateforme d’assurance crédit. Nous communiquerons ensuite avec vous pour discuter des options d’atténuation des pertes. Nous vous encourageons également à communiquer avec nous en tout temps pour déterminer d’autres mesures à prendre. Les options qui s’offrent à vous varient selon le pays et le secteur du client. Il peut notamment s’agir :

• d’envoyer une lettre de recouvrement portant l’en-tête de l'assureur;
• de faire appel à un avocat-conseil;
• d’établir un calendrier de remboursement avec le client.

Agences et services de recouvrement

Pour atténuer les pertes, nous vous suggérons de confier les comptes en souffrance à une agence de recouvrement. Le recours à ce service peut s’avérer un moyen efficace et rentable de recouvrer les créances, surtout les plus petites sommes.

Pour profiter des taux préférentiels dont nous avons convenu avec diverses agences, vous pouvez demander le service de recouvrement en ligne quand vous déclarez un compte en souffrance ou présentez une demande d’indemnisation. L’agence fera affaire directement avec vous, tout en faisant le point régulièrement avec nous. Les agences fonctionnent selon le principe des honoraires conditionnels, et tous les montants recouvrés (soustraction faite des frais qu’elles perçoivent) vous seront directement envoyés jusqu’à ce qu’EDC vous verse les indemnités. Si vous avez confié un compte à une agence de recouvrement sans passer par EDC, vous devrez fournir les renseignements connexes quand vous présenterez la demande d’indemnisation.

Comptes à problème
Un compte à problème est un compte qui n’est pas encore en souffrance, mais qui pourrait, selon les renseignements que vous avez obtenus, entraîner une perte. Ces renseignements peuvent provenir de sources directes ou indirectes; par exemple, vous avez entendu dire que l’entreprise éprouve des problèmes financiers ou qu’elle n’a pas payé certains de ses fournisseurs.

Dans ce cas, il peut être sage de communiquer directement avec l’entreprise pour discuter de la question. Vous pouvez également vous adresser à un représentant spécialisé en indemnisations et en recouvrements ou à votre souscripteur pour discuter des mesures à prendre.

Clients en faillite ou insolvables
En général, vous pouvez présenter une demande d’indemnisation lorsqu’une perte couverte s’est matérialisée, c’est-à-dire quand une somme couverte est demeurée impayée 120 jours après la date d’échéance. Sachez toutefois qu’une exception s’applique quand un client a été mis sous séquestre ou a déclaré faillite. Dans ce cas, vous pouvez présenter une demande sans délai.